Jaké jsou nejlepší tipy pro firemní telefonní etiketu?
Etiketa firemního telefonu není nijak zvlášť komplikovaná, i když je to jistě důležité, a mnoho obchodních pravidel, která platí pro správnou telefonní etiketu pro osobní hovory, se může vztahovat i na obchodní hovory. Existují však určité výjimky a někdo by obvykle neměl prokazovat známost obchodního hovoru, které by se mohl projevit při rozhovoru s přáteli. Obecně by někdo měl mluvit jasně do přijímače, být zdvořilý, zatímco je v telefonu, a také poděkovat druhé osobě za čas na konci hovoru, je-li to vhodné. Etiketa podnikového telefonu také obvykle bere v úvahu také roli každé osoby v telefonu, protože zaměstnavatel může během hovoru mít jiné povinnosti než zaměstnanec.
Neexistují nutně žádná tvrdá a rychlá pravidla, která by se vztahovala na všechny prvky etikety podnikových telefonů, ale existují několik obecných pokynů, které je možné vzít v úvahu při obchodních hovorech. Mnoho z těchto tipů však do značné míry závisí na rolích každého člověka při telefonním hovoru. Například, pokud někdo volá, aby hovořil s potenciálním zaměstnavatelem o pracovním pohovoru nebo mluvil se svým šéfem, pak existují různé mocenské role. Jedna osoba je ve druhém podřízeném postavení a měla by být zvláště opatrná, aby během hovoru zůstala uctivá a zdvořilá.
Osoba v pozici moci během obchodního telefonního hovoru nemusí být tak pozorovaná, aby dodržovala aspekty etikety obchodního telefonu, i když je běžně považováno za slušné. Zdvořilost je obecně základním prvkem etikety obchodního telefonu a někdo, kdo uskutečňuje obchodní hovor, by si měl být jistý, že vůči druhé osobě zůstane zdvořilý a uctivý. Někdo, kdo volá na obchodní hovor jiné osobě, by se měl také představit, ať už se jedná o krátký identifikátor někoho, kdo volá jiné osobě, se kterou je obeznámen, nebo formálnější úvod pro počáteční volání.
Řádná firemní telefonní etiketa také obvykle zahrnuje jednu osobu, která dělí druhé za jeho čas na konci hovoru, opět často diktovaný mocenskými pozicemi každé osoby během hovoru. Dobrým obecným vodítkem je, aby se někdo pokusil zacházet s jinou osobou tak, jak by se jí během telefonního hovoru mělo zacházet. Někdo by obvykle neměl během důležitého obchodního telefonního hovoru přidržet jinou osobu, protože to může naznačovat, že je něco důležitějšího než podnikání prováděné telefonicky. Jasné mluvení je také důležitým aspektem etikety podnikových telefonů, aby se zabránilo nesprávné komunikaci, a je zvláště důležitý pro konferenční hovory nebo hovory uskutečněné přes hlasitý telefon.