Wat zijn de beste tips voor zakelijke telefoonetiquette?
Zakelijke telefoonetiquette is niet bijzonder ingewikkeld, hoewel het zeker belangrijk is, en veel van de regels die van toepassing zijn op de juiste telefoonetiquette voor persoonlijke oproepen, kunnen ook van toepassing zijn op zakelijke oproepen. Er zijn echter bepaalde uitzonderingen en iemand zou doorgaans niet de bekendheid moeten aantonen van een zakelijke oproep die hij of zij zou kunnen tonen tijdens het praten met vrienden. Over het algemeen moet iemand duidelijk in de ontvanger spreken, beleefd zijn terwijl u aan de telefoon bent en de andere persoon ook bedanken voor hun tijd aan het einde van een gesprek, indien van toepassing. Zakelijke telefoonetiquette houdt meestal ook rekening met de rollen van elke persoon aan de telefoon, omdat een werkgever tijdens een gesprek andere verplichtingen kan hebben dan een werknemer.
Er zijn niet noodzakelijkerwijs harde en snelle regels voor elk element van zakelijke telefoonetiquette, maar er zijn enkele algemene richtlijnen waarmee u rekening kunt houden tijdens een zakelijk gesprek. Veel van deze tips hangen echter sterk af van de rollen van elke persoon tijdens een telefoongesprek. Als iemand bijvoorbeeld belt om met een potentiële werkgever over een sollicitatiegesprek te praten of met zijn of haar baas spreekt, zijn er verschillende machtsrollen. De ene persoon bevindt zich in een ondergeschikte positie ten opzichte van de andere en moet vooral voorzichtig zijn om respectvol en beleefd te blijven tijdens het gesprek.
De persoon in een machtspositie tijdens een zakelijk telefoongesprek is misschien niet zo verplicht om aspecten van de zakelijke telefoonetiquette te observeren, hoewel het vaak als beleefd wordt beschouwd om dit te doen. Beleefdheid is in het algemeen een basisaspect van zakelijke telefoonetiquette en iemand die een zakelijk gesprek voert, moet ervoor zorgen dat hij beleefd en respectvol blijft ten opzichte van de andere persoon. Iemand die een andere persoon belt voor een zakelijk gesprek, moet zichzelf ook voorstellen, of het nu gaat om een korte identificatie voor iemand die een andere persoon belt waarmee hij of zij vertrouwd is, of om een meer formele introductie voor een eerste gesprek.
De juiste zakelijke telefoonetiquette omvat meestal ook een persoon die de ander bedankt voor zijn of haar tijd aan het einde van een gesprek, opnieuw vaak bepaald door de machtsposities van elke persoon in het gesprek. Een goede algemene richtlijn is dat iemand probeert een andere persoon te behandelen zoals hij of zij tijdens een telefoongesprek behandeld zou willen worden. Iemand moet normaal gesproken een andere persoon niet in de wacht zetten tijdens een belangrijk zakelijk telefoongesprek, omdat dit erop kan duiden dat iets anders belangrijker is dan het bedrijf dat telefonisch wordt geleid. Duidelijk spreken is ook een belangrijk aspect van de zakelijke telefoonetiquette om miscommunicatie te voorkomen, en is vooral van vitaal belang voor telefonische vergaderingen of oproepen via een luidspreker.