Quels sont les meilleurs conseils pour améliorer les processus métier?
L’amélioration des processus d’entreprise dépend de la compréhension, de la communication, des mises à jour et des innovations continues. Un processus de gestion est une pratique dans laquelle différents intrants travaillent ensemble pour produire un extrant. Un processus peut donc être n'importe quoi, de la fourniture d'un service au traitement de la paie. Construire des schémas de processus métiers, encourager la communication interministérielle et utiliser la technologie pour fournir des mises à jour du statut des processus sont des moyens susceptibles d'améliorer les processus métiers.
En tant qu'exemple global d'amélioration des processus métier, imaginez une entreprise qui souhaite réduire les taux de rotation du personnel élevés. Le processus à améliorer est donc la première année d'expérience des employés. Le gestionnaire souhaite réduire ce nombre et augmenter la fidélité de l'entreprise. Pour ce faire, il doit comprendre le problème, encourager la communication et rester à jour sur l'état du processus.
Dans un processus métier, il est important de comprendre le problème et pas seulement de réparer les symptômes. Les meilleures décisions sont généralement bien informées, et il en va de même pour l'amélioration des processus métiers. Le responsable qui s'efforce de réduire le roulement du personnel en corrigeant les symptômes pourrait offrir des avantages salariaux plus élevés en guise d'incitatifs aux employés. Après six mois, ce responsable peut se rendre compte que les chiffres ne se sont pas sensiblement améliorés et qu'il a perdu du temps et de l'argent à mettre en œuvre cette stratégie sans comprendre la véritable nature du problème.
Dans l’amélioration des processus opérationnels, la communication est essentielle et doit être ouverte et encouragée, en particulier dans les processus interministériels. En utilisant une communication ouverte, le responsable peut demander aux nouveaux employés et aux responsables des embauches ce qui, selon eux, est à l'origine d'un tel roulement, par exemple. Il se peut que le gestionnaire reçoive des informations indiquant que les nouveaux employés ne se sentent pas considérés comme utiles ou que leurs gestionnaires se sont suffisamment concentrés sur la formation.
Garder les lignes de communication ouvertes peut être utile pour trouver des solutions innovantes au problème. Des séances de remue-méninges pourraient suggérer de prévoir plus de séances de formation et d’évaluations personnelles avec les nouveaux employés. La mise en œuvre de tels changements peut augmenter la fidélité des employés et entraîner une réduction du chiffre d'affaires, améliorant ainsi le processus commercial.
Comprendre le problème peut améliorer l'efficacité des stratégies d'amélioration, mais l'amélioration des processus est un processus continu. Les gestionnaires de processus efficaces examinent et innovent même après la résolution du problème. Poursuivre les solutions de l'exemple (mise en œuvre d'un sondage sur les nouveaux employés et poser des questions pour déterminer les préoccupations ou les points à améliorer) peut aider à informer le gestionnaire des problèmes potentiels, lui permettant ainsi de trouver des solutions rapidement.
Le mappage des processus métiers peut également fournir un moyen de mieux comprendre les processus tout en améliorant la communication. Les mappes de processus fournissent des représentations visuelles étape par étape des processus métier pour aider à rationaliser la gestion des processus. Les représentations visuelles facilitent la conceptualisation des processus et la recherche de possibilités d'amélioration. Les équipes qui construisent les cartes de processus proviennent généralement de différentes étapes du processus et peuvent fournir des informations essentielles à partir de divers points de vue pour aider à l'amélioration.
La technologie, lorsqu'elle est correctement sélectionnée et maintenue, peut également améliorer la gestion des processus métier. L’automatisation des tâches élémentaires ou administratives, par exemple, peut stocker efficacement des informations, réduire les erreurs humaines et améliorer l’efficacité. Les systèmes de gestion automatisés peuvent également aider à renforcer le contrôle des processus et à accroître la visibilité des opérations.