Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące poprawy procesów biznesowych?
Poprawa procesów biznesowych zależy od zrozumienia, komunikacji oraz ciągłych aktualizacji i innowacji. Proces biznesowy to praktyka, w której różne dane wejściowe współpracują ze sobą w celu uzyskania wyników. Proces może zatem obejmować wszystko, od dostarczania usługi po przetwarzanie listy płac. Budowanie map procesów biznesowych, zachęcanie do komunikacji międzyresortowej i wykorzystywanie technologii do aktualizacji statusu procesów to sposoby na potencjalną poprawę procesu biznesowego.
Jako makro przykład poprawy procesów biznesowych wyobraź sobie firmę, która chce obniżyć wysokie wskaźniki rotacji pracowników. Dlatego proces, który wymaga poprawy, to pierwszy rok doświadczenia pracowników. Menedżer chce obniżyć tę liczbę i zwiększyć lojalność firmy. Aby to zrobić, musi zrozumieć problem, zachęcić do komunikacji i być na bieżąco ze statusem procesu.
W procesie biznesowym ważne jest, aby zrozumieć problem, a nie tylko naprawić objawy. Ogólnie rzecz biorąc, najlepsze decyzje są dobrze poinformowane i to samo dotyczy poprawy procesów biznesowych. Kierownik pracujący nad zmniejszeniem rotacji pracowników poprzez naprawienie objawów może zaoferować wyższe pakiety wynagrodzeń jako zachęty dla pracowników. Po sześciu miesiącach menedżer może zdać sobie sprawę, że liczby nie uległy znacznej poprawie i że zmarnował czas i pieniądze, próbując wdrożyć tę strategię, nie rozumiejąc prawdziwej natury problemu.
W usprawnianiu procesów biznesowych komunikacja jest kluczowa i powinna być otwarta i wspierana, szczególnie w procesach międzywydziałowych. Korzystając z otwartej komunikacji, menedżer może zapytać nowych pracowników i nowych menedżerów ds. Zatrudnienia, co ich zdaniem powoduje na przykład tak wysoki obrót. Kierownik może otrzymywać informacje wskazujące, że nowi pracownicy nie czują się tak, jakby byli uważani za cennych lub że ich kierownicy skoncentrowali się wystarczająco na szkoleniu.
Utrzymanie otwartych linii komunikacyjnych może być pomocne w znalezieniu innowacyjnych rozwiązań problemu. Sesje burzy mózgów mogą sugerować, że przy nowych pracownikach należy zaplanować więcej sesji szkoleniowych i osobistych ocen. Wdrożenie takich zmian może zwiększyć lojalność pracowników i spowodować zmniejszenie obrotów, a tym samym usprawnić proces biznesowy.
Zrozumienie problemu może sprawić, że strategie poprawy będą bardziej skuteczne, ale doskonalenie procesu jest procesem ciągłym. Skuteczni menedżerowie procesów sprawdzają i wprowadzają innowacje nawet po rozwiązaniu problemu. Kontynuowanie rozwiązań w tym przykładzie - wdrożenie nowej ankiety dotyczącej zatrudnienia i zadawanie pytań w celu ustalenia problemów lub miejsc do poprawy - może pomóc menedżerowi być na bieżąco z potencjalnymi problemami, umożliwiając mu szybkie znalezienie rozwiązań.
Mapowanie procesów biznesowych może również zapewnić sposób lepszego zrozumienia procesów przy jednoczesnym zwiększeniu komunikacji. Mapy procesów zapewniają wizualne opisy procesów biznesowych krok po kroku, aby usprawnić zarządzanie procesami. Reprezentacje wizualne ułatwiają konceptualizację procesów i znalezienie miejsca na ulepszenia. Zespoły budujące mapy procesów zazwyczaj pochodzą z różnych etapów procesu i mogą dostarczyć niezbędnych informacji z różnych perspektyw, aby pomóc w ulepszeniu.
Technologia odpowiednio wybrana i utrzymana może również usprawnić zarządzanie procesami biznesowymi. Na przykład automatyzacja zadań służebnych lub administracyjnych może skutecznie przechowywać informacje, zmniejszać błędy ludzkie i poprawiać wydajność. Zautomatyzowane systemy zarządzania mogą również pomóc zwiększyć kontrolę nad procesami i zwiększyć widoczność operacji.