Wat zijn de beste tips voor verbetering van bedrijfsprocessen?
Verbetering van bedrijfsprocessen is afhankelijk van begrip, communicatie en voortdurende updates en innovatie. Een bedrijfsproces is een praktijk waarbij verschillende inputs samenwerken om een output te produceren. Een proces kan daarom alles zijn, van het leveren van een dienst tot het verwerken van de loonlijst. Het bouwen van bedrijfsproceskaarten, het stimuleren van communicatie tussen afdelingen en het gebruik van technologie om updates van de processtatus te bieden, zijn manieren om het bedrijfsproces mogelijk te verbeteren.
Als een macro-voorbeeld van verbetering van bedrijfsprocessen, stel je een bedrijf voor dat de hoge personeelsverlooppercentages wil verlagen. Het proces dat verbetering behoeft, is daarom het eerste jaar ervaring van medewerkers. De manager wil dit aantal verlagen en de loyaliteit van bedrijven vergroten. Om dit te doen, moet hij het probleem begrijpen, communicatie aanmoedigen en op de hoogte blijven van de processtatus.
In een bedrijfsproces is het belangrijk om het probleem te begrijpen en niet alleen de symptomen op te lossen. De beste beslissingen zijn over het algemeen goed geïnformeerde, en dit is hetzelfde voor verbetering van bedrijfsprocessen. De manager die werkt om het personeelsverloop te verminderen door de symptomen te verhelpen, kan hogere compensatiepakketten bieden als stimulans voor werknemers. Na zes maanden kan deze manager zich realiseren dat de cijfers niet significant zijn verbeterd en dat hij tijd en geld heeft verspild bij het implementeren van deze strategie zonder de ware aard van het probleem te begrijpen.
Bij de verbetering van bedrijfsprocessen is communicatie van cruciaal belang en moet deze open en aangemoedigd zijn, vooral in interdepartementale processen. Met behulp van open communicatie kan de manager bijvoorbeeld aan nieuwe medewerkers en nieuwe verhuurmanagers vragen wat volgens hen zo'n hoge omzet veroorzaakt. De manager kan informatie ontvangen die aangeeft dat nieuwe medewerkers zich niet waardevol voelen of dat hun managers zich voldoende op training hebben gericht.
Het openhouden van de communicatielijnen kan nuttig zijn bij het vinden van innovatieve oplossingen voor het probleem. Brainstormsessies kunnen suggereren dat meer trainingssessies en persoonlijke evaluaties moeten worden gepland met nieuwe medewerkers. Het doorvoeren van dergelijke wijzigingen kan de loyaliteit van werknemers verhogen en leiden tot minder omzet, waardoor het bedrijfsproces wordt verbeterd.
Inzicht in het probleem kan verbeterstrategieën effectiever maken, maar procesverbetering is een continu proces. Effectieve procesmanagers beoordelen en innoveren, zelfs nadat het probleem is opgelost. Doorgaan met de oplossingen in het voorbeeld - implementatie van een nieuwe huurenquête en vragen stellen om problemen of verbeterpunten te bepalen - kan de manager op de hoogte houden van potentiële problemen, waardoor hij vroeg oplossingen kan vinden.
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan ook een manier bieden om processen beter te begrijpen en tegelijkertijd de communicatie te verbeteren. Proceskaarten bieden visuele stapsgewijze afbeeldingen van bedrijfsprocessen om procesbeheer te stroomlijnen. Visuele representaties maken het eenvoudiger om processen te conceptualiseren en ruimte voor verbetering te vinden. Teams die de proceskaarten bouwen, komen over het algemeen uit verschillende fasen van het proces en kunnen essentiële informatie vanuit verschillende perspectieven verstrekken om te helpen bij de verbetering.
Wanneer technologie op de juiste manier wordt geselecteerd en onderhouden, kan dit ook het beheer van bedrijfsprocessen verbeteren. Automatisering van ondergeschikte of administratieve taken kan bijvoorbeeld informatie efficiënt opslaan, menselijke fouten verminderen en de efficiëntie verbeteren. Geautomatiseerde managementsystemen kunnen ook helpen de controle over processen te vergroten en de zichtbaarheid van operaties te vergroten.