Was sind die besten Tipps zur Verbesserung von Geschäftsprozessen?
Die Verbesserung von Geschäftsprozessen hängt von Verständnis, Kommunikation und ständigen Aktualisierungen und Innovationen ab. Ein Geschäftsprozess ist eine Praxis, bei der verschiedene Eingaben zusammenarbeiten, um eine Ausgabe zu erzeugen. Ein Prozess kann daher alles von der Erbringung einer Dienstleistung bis zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung sein. Das Erstellen von Geschäftsprozesslandkarten, die Förderung der abteilungsübergreifenden Kommunikation und der Einsatz von Technologien zur Aktualisierung des Prozessstatus sind Möglichkeiten zur potenziellen Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Stellen Sie sich als ein Makrobeispiel für die Verbesserung von Geschäftsprozessen ein Unternehmen vor, das die Fluktuationsraten seiner Mitarbeiter senken möchte. Der Prozess, der verbessert werden muss, ist daher das erste Jahr der Mitarbeitererfahrung. Der Manager möchte diese Zahl senken und die Loyalität des Unternehmens erhöhen. Dazu muss er das Problem verstehen, die Kommunikation fördern und über den Prozessstatus auf dem Laufenden bleiben.
In einem Geschäftsprozess ist es wichtig, das Problem zu verstehen und nicht nur die Symptome zu beheben. Die besten Entscheidungen sind im Allgemeinen gut informiert, und dies gilt auch für die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Der Manager, der daran arbeitet, die Fluktuation der Mitarbeiter durch Behebung der Symptome zu verringern, bietet möglicherweise höhere Vergütungspakete als Anreiz für die Mitarbeiter. Nach sechs Monaten stellt dieser Manager möglicherweise fest, dass sich die Zahlen nicht wesentlich verbessert haben und dass er Zeit und Geld damit verschwendet hat, diese Strategie umzusetzen, ohne die wahre Natur des Problems zu verstehen.
Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen ist die Kommunikation von zentraler Bedeutung und sollte offen und gefördert sein, insbesondere in abteilungsübergreifenden Prozessen. Mit offener Kommunikation kann der Manager beispielsweise neue Mitarbeiter und neue Personalverantwortliche fragen, was ihrer Meinung nach einen derart hohen Umsatz verursacht. Der Manager erhält möglicherweise Informationen, die darauf hinweisen, dass Neueinstellungen nicht als wertvoll eingestuft werden oder dass sich die Manager ausreichend auf die Schulung konzentriert haben.
Das Offenhalten der Kommunikationswege kann hilfreich sein, um innovative Lösungen für das Problem zu finden. Brainstorming-Sitzungen schlagen möglicherweise vor, dass weitere Schulungen und persönliche Bewertungen mit neuen Mitarbeitern geplant werden sollten. Die Implementierung solcher Änderungen kann die Mitarbeiterbindung erhöhen und zu weniger Fluktuation führen, wodurch der Geschäftsprozess verbessert wird.
Das Verständnis des Problems kann Verbesserungsstrategien effektiver machen, aber die Prozessverbesserung ist ein kontinuierlicher Prozess. Effektive Prozessmanager überprüfen und innovieren, selbst wenn das Problem gelöst ist. Die Fortsetzung der Lösungen im Beispiel - die Durchführung einer neuen Einstellungsumfrage und das Stellen von Fragen, um Bedenken oder Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln - kann dazu beitragen, den Manager über mögliche Probleme auf dem Laufenden zu halten, sodass er frühzeitig nach Lösungen suchen kann.
Die Abbildung von Geschäftsprozessen kann auch dazu beitragen, Prozesse besser zu verstehen und gleichzeitig die Kommunikation zu verbessern. Prozesszuordnungen bieten eine visuelle schrittweise Darstellung von Geschäftsprozessen, um das Prozessmanagement zu optimieren. Visuelle Darstellungen erleichtern die Konzeptualisierung von Prozessen und geben Raum für Verbesserungen. Die Teams, die die Prozesslandkarten erstellen, kommen im Allgemeinen aus verschiedenen Phasen des Prozesses und können wichtige Informationen aus verschiedenen Perspektiven bereitstellen, um die Verbesserung zu unterstützen.
Technologie kann bei entsprechender Auswahl und Wartung auch das Geschäftsprozessmanagement verbessern. Die Automatisierung von einfachen oder administrativen Aufgaben kann beispielsweise Informationen effizient speichern, menschliches Versagen verringern und die Effizienz verbessern. Automatisierte Managementsysteme können auch dazu beitragen, die Kontrolle über Prozesse zu verbessern und die Sichtbarkeit von Vorgängen zu verbessern.