Quels sont les différents types de services de back office?
Les différents types de services de back-office incluent une gamme de tâches administratives telles que les ressources humaines, la comptabilité, le traitement des commandes client, la maintenance des équipements et la gestion des enregistrements. Les tâches de back office peuvent également être plus spécialisées pour certains domaines professionnels tels que la médecine ou les technologies de l'information. Alors que le personnel de support administratif n'interagit généralement pas avec les clients aussi souvent que le personnel de réception, les services de back office fournissent toujours des composants essentiels aux opérations commerciales quotidiennes. Différents professionnels commencent souvent leur carrière avec des postes de débutants dans leurs domaines d’intérêt.
Les ressources humaines (RH) font partie intégrante des services d’arrière-plan. Elles sont responsables du recrutement, de l’embauche et de la formation de nouveaux employés pour divers départements. Le personnel des ressources humaines fournit également aux employés les documents fiscaux requis et organise les services de paie tels que le dépôt direct du chèque de règlement sur le compte bancaire du travailleur. Ce service de soutien administratif assure que des personnes qualifiées sont affectées aux emplois disponibles et rémunérées de manière appropriée pour leur travail.
Les services comptables sont des services de back-office concernés par les différentes transactions financières d'une entreprise. Les grandes entreprises ont souvent leur propre service de comptabilité interne et les petites entreprises sous-traitent souvent ces tâches à des cabinets comptables indépendants. Ces types de tâches de back-office impliquent généralement de conserver des enregistrements précis des transactions des clients et des soldes que l'entreprise doit à d'autres fournisseurs. En règle générale, le personnel comptable calcule également les flux de trésorerie et les passifs existants afin de brosser un tableau général de la situation financière de l'entreprise au cours d'une période donnée.
Les services de back-office incluent également le traitement des commandes pour les entreprises qui fournissent des biens ou des services spécifiques. Ces tâches impliquent souvent l'extraction des stocks, l'emballage, l'expédition et la facturation aux clients du coût de leurs commandes. Certains départements de traitement des commandes dans les grandes entreprises peuvent avoir un service de messagerie sur le personnel pour effectuer les livraisons locales, bien que cette tâche soit souvent sous-traitée dans de nombreux cas. La tenue de registres précis des reçus et des factures constitue également une partie importante de ce service administratif.
Les services administratifs d'un cabinet médical peuvent inclure des travaux de routine tels que le traitement de tests sanguins. Les techniciens médicaux de bureau plutôt que les médecins effectuent souvent ces tâches lorsque la réglementation locale les en fait également. Le personnel de soutien des services informatiques des technologies de l'information (TI) s'assure généralement du bon fonctionnement des ordinateurs et des téléphones des autres services. Ces employés spécialisés dans le back-office réparent rapidement tous les problèmes liés à cet équipement et au logiciel associé. De plus, ils effectuent fréquemment des mises à jour et une maintenance régulières du système.