Quels sont les différents types de logiciels d'assistant virtuel?
Parmi les divers types de logiciels d’assistant virtuel figurent les programmes de traitement de texte, les programmes de suivi du temps et les logiciels de comptabilité. D'autres types incluent ceux qui prennent en charge les efforts de communication d'entreprise, tels que la messagerie électronique et la messagerie instantanée. Les logiciels d'assistant virtuel peuvent également inclure des programmes plus spécialisés, tels que ceux utilisés pour accéder à des listes de biens immobiliers, des documents judiciaires ou des rapports de crédit.
Afin de fournir une assistance technique utile, le logiciel Virtual Assistant simplifie certains processus pouvant être effectués à l'aide d'un ordinateur, tels que la planification de rendez-vous et la surveillance des messages téléphoniques entrants. Une telle technologie est utilisée par des entrepreneurs indépendants fournissant une assistance à distance aux petites, moyennes et grandes entreprises. Les logiciels sont souvent achetés par un assistant virtuel travaillant depuis un bureau à domicile ou peuvent être fournis à l'assistant par un client ou un employeur, en particulier si le logiciel d'assistant virtuel requis est utilisé pour un créneau spécialisé.
L'un des types les plus élémentaires de logiciel d'assistant virtuel est un programme de traitement de texte. Cela permet à un assistant de bureau virtuel de préparer de la correspondance commerciale et des feuilles de calcul à partager avec les propriétaires d'entreprise et les clients. En plus de ce produit de base pour les entreprises, ceux qui fournissent une assistance administrative utilisent couramment des programmes de messagerie et une messagerie instantanée pour communiquer avec les clients et leurs clients, le cas échéant. Certains logiciels de communication utilisent même la technologie avatar pour simuler des conversations en personne.
La plupart des assistants virtuels fournissent une variété de services allant de la préparation simple de documents à l’aide à la comptabilité et aux communications avec les clients. Les services étant fournis à distance, il est important que le logiciel d'assistant virtuel soit précis et mis à jour. Dans les cas où le logiciel doit être utilisé par le client ainsi que par un assistant, il est important que les deux utilisent le même type de logiciel ou, à tout le moins, un logiciel compatible avec d'autres systèmes informatiques.
Ceux qui fournissent une aide créative peuvent également utiliser un logiciel de publication assistée par ordinateur. Grâce à cela, un assistant de bureau virtuel est en mesure de préparer des brochures, des présentations visuelles et des lettres d’information, ainsi que divers autres outils professionnels utiles. Un entrepreneur occupé engagera souvent un assistant virtuel pour gérer spécifiquement ces activités, en particulier lorsqu'il est pressé ou qu'il lui manque les compétences nécessaires pour utiliser un tel logiciel.
Un logiciel d’assistant virtuel qui garde la trace du temps consacré aux tâches administratives et de support est important, en particulier pour les assistants ayant plusieurs clients ou qui sont rémunérés à l’heure ou par tâche. Certains logiciels permettent aux clients de surveiller à distance les heures de travail d'un assistant. Dans ces cas, le logiciel d'assistant virtuel fournissant un suivi du temps doit être installé sur l'ordinateur du client, ainsi que sur celui de l'assistant. Certains logiciels peuvent même permettre à un client de voir ce qu’est un assistant virtuel pendant qu’il consacre du temps à une tâche particulière.