Was sind die verschiedenen Arten von Virtual Assistant-Software?
Zu den verschiedenen Arten von Software für virtuelle Assistenten gehören Textverarbeitungsprogramme, Zeiterfassungsprogramme und Buchhaltungssoftware. Andere Typen unterstützen die geschäftliche Kommunikation, z. B. E-Mail und Instant Messaging. Die Software für virtuelle Assistenten kann auch speziellere Programme enthalten, beispielsweise solche, die für den Zugriff auf Immobilienlisten, Gerichtsdokumente oder Kreditauskünfte verwendet werden.
Um technische Unterstützung zu bieten, vereinfacht die Virtual Assistant-Software bestimmte Prozesse, die mit einem Computer ausgeführt werden können, z. B. das Planen von Terminen und das Überwachen eingehender Telefonnachrichten. Diese Technologie wird von unabhängigen Vertragspartnern eingesetzt, die kleine, mittlere und große Unternehmen ferngesteuert unterstützen. Software wird häufig von einem virtuellen Assistenten gekauft, der von einem Heimbüro aus arbeitet, oder kann dem Assistenten von einem Kunden oder Arbeitgeber übergeben werden, insbesondere wenn die erforderliche virtuelle Assistenten-Software für eine spezialisierte Geschäftsnische verwendet wird.
Eine der grundlegendsten Arten von Software für virtuelle Assistenten ist ein Textverarbeitungsprogramm. Auf diese Weise kann ein virtueller Büroassistent Geschäftskorrespondenz und Kalkulationstabellen erstellen, um sie mit Geschäftsinhabern und Kunden zu teilen. Zusätzlich zu dieser Grundnotwendigkeit für Unternehmen verwenden Administratoren häufig E-Mail-Programme und Instant Messaging, um bei Bedarf mit Kunden und deren Kunden zu kommunizieren. Manche Kommunikationssoftware verwendet sogar Avatar-Technologie, um persönliche Gespräche zu simulieren.
Die meisten virtuellen Assistenten bieten eine Vielzahl von Diensten an, die von der einfachen Dokumentenvorbereitung über die Buchhaltungsunterstützung bis zur Kundenkommunikation reichen. Da die Dienste über die Remoteunterstützung bereitgestellt werden, ist es wichtig, dass die Software für virtuelle Assistenten genau und auf dem neuesten Stand ist. In Fällen, in denen Software sowohl vom Client als auch von einem Assistenten verwendet werden muss, ist es wichtig, dass beide denselben Softwaretyp oder zumindest Software verwenden, die mit anderen Computersystemen kompatibel ist.
Diejenigen, die kreative Unterstützung bieten, können auch Desktop-Publishing-Software verwenden. Auf diese Weise kann ein virtueller Büroassistent Broschüren, visuelle Präsentationen und Newsletter sowie eine Vielzahl anderer hilfreicher Geschäftstools erstellen. Ein vielbeschäftigter Unternehmer stellt häufig einen virtuellen Assistenten ein, um diese Aktivitäten speziell zu erledigen, insbesondere wenn Zeitdruck herrscht oder wenn die Fähigkeiten zum Bedienen einer solchen Software fehlen.
Virtuelle Assistentensoftware, die den Zeitaufwand für administrative und unterstützende Aufgaben verfolgt, ist wichtig, insbesondere für Assistenten, die mehrere unterschiedliche Kunden haben oder pro Stunde oder pro Aufgabe bezahlt werden. Mit einigen Softwareprogrammen können Kunden auch die Arbeitszeiten eines Assistenten aus der Ferne überwachen. In diesen Fällen muss auf dem Client-Computer sowie auf dem Computer eines Assistenten eine virtuelle Assistenten-Software installiert sein, die die Zeiterfassung ermöglicht. Manche Software ermöglicht es einem Kunden sogar, zu sehen, woran ein virtueller Assistent arbeitet, während er sich einer bestimmten Aufgabe widmet.