Jakie są różne typy oprogramowania Virtual Assistant?
Wśród różnych rodzajów oprogramowania wirtualnego asystenta są programy do edycji tekstu, programy do śledzenia czasu i oprogramowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Inne typy obejmują te, które wspierają komunikację biznesową, takie jak poczta e-mail i wiadomości błyskawiczne. Oprogramowanie wirtualnego asystenta może również zawierać bardziej wyspecjalizowane programy, takie jak te używane do uzyskiwania dostępu do wykazów nieruchomości, dokumentów sądowych lub raportów kredytowych.
Aby zapewnić pomoc techniczną, oprogramowanie wirtualnego asystenta upraszcza niektóre procesy, które można wykonać za pomocą komputera, takie jak planowanie spotkań i monitorowanie przychodzących wiadomości telefonicznych. Z takich technologii korzystają niezależni wykonawcy świadczący zdalną pomoc małym, średnim i dużym firmom. Oprogramowanie jest często kupowane przez wirtualnego asystenta pracującego w biurze domowym lub może być przekazane asystentowi przez klienta lub pracodawcę, szczególnie jeśli potrzebne oprogramowanie wirtualnego asystenta jest używane w specjalistycznej niszy biznesowej.
Jednym z najbardziej podstawowych rodzajów oprogramowania wirtualnego asystenta jest program do edycji tekstu. Umożliwia to wirtualnemu asystentowi biura przygotowanie korespondencji biznesowej i arkuszy kalkulacyjnych do udostępnienia właścicielom i klientom biznesowym. Oprócz tej podstawowej działalności biznesowej osoby świadczące pomoc administracyjną często używają programów pocztowych i komunikatorów internetowych do komunikowania się z klientami i ich klientami, gdy jest to konieczne. Niektóre oprogramowanie komunikacyjne wykorzystuje nawet technologię awatarów do symulacji rozmów osobistych.
Większość wirtualnych asystentów oferuje różnorodne usługi, od prostego przygotowania dokumentów po pomoc w księgowości i komunikację z klientem. Ponieważ usługi świadczone są za pomocą pomocy zdalnej, ważne jest, aby oprogramowanie wirtualnego asystenta było dokładne i aktualne. W przypadkach, w których klient musi korzystać z oprogramowania, a także z asystenta, ważne jest, aby oba korzystały z tego samego rodzaju oprogramowania lub przynajmniej oprogramowania kompatybilnego z innymi systemami komputerowymi.
Osoby udzielające kreatywnej pomocy mogą również korzystać z oprogramowania do publikowania na komputerze. Dzięki temu wirtualny asystent biurowy jest w stanie przygotować broszury, prezentacje wizualne i biuletyny, a także szereg innych pomocnych narzędzi biznesowych. Zapracowany przedsiębiorca często zatrudnia wirtualnego asystenta, który zajmuje się konkretnie tymi czynnościami, zwłaszcza gdy ma się na to czas lub brakuje mu umiejętności obsługi takiego oprogramowania.
Oprogramowanie wirtualnego asystenta, które śledzi czas poświęcony na zadania administracyjne i pomocnicze, jest ważne, szczególnie dla asystentów, którzy mają kilku różnych klientów lub otrzymują wynagrodzenie za godzinę lub za zadanie. Niektóre programy pozwalają również klientom zdalnie monitorować godziny pracy asystenta. W takich przypadkach oprogramowanie wirtualnego asystenta, które zapewnia śledzenie czasu, musi być zainstalowane na komputerze klienta, a także na komputerze asystenta. Niektóre programy mogą nawet pozwalać klientowi zobaczyć, nad czym pracuje wirtualny asystent, podczas gdy on lub on poświęcają czas na określone zadanie.