Hvad er de forskellige typer virtuel assistent-software?
Blandt de forskellige typer virtuel assistentsoftware er tekstbehandlingsprogrammer, tidssporingsprogrammer og bogføringssoftware. Andre typer inkluderer dem, der understøtter forretningskommunikationsindsats, såsom e-mail og instant messaging. Virtuel assistent-software kan også indeholde mere specialiserede programmer, såsom dem, der bruges til at få adgang til ejendomsfortegnelser, retsdokumenter eller kreditrapporter.
For at yde understøttende teknisk assistance forenkler virtuel assistent-software visse processer, der kan udføres ved hjælp af en computer, såsom planlægning af aftaler og overvågning af indgående telefonbeskeder. Teknologi som denne bruges af uafhængige entreprenører, der leverer fjernhjælp til små, mellemstore og store virksomheder. Software købes ofte af en virtuel assistent, der arbejder fra et hjemmekontor eller kan gives til assistenten af en klient eller arbejdsgiver, især hvis den nødvendige virtuelle assistentsoftware bruges til en specialiseret forretningsniche.
En af de mest basale typer virtuel assistent-software er et tekstbehandlingsprogram. Sådan gør det muligt for en virtuel kontorassistent at forberede forretningskorrespondance og regneark til at dele med virksomhedsejere og klienter. Ud over dette grundlæggende forretningsgrundlag bruger de, der leverer administrativ hjælp, ofte e-mail-programmer og instant messaging til at kommunikere med klienter og deres kunder, når det er nødvendigt. Nogle kommunikationssoftware bruger endda avatar-teknologi til at simulere personlige samtaler.
De fleste virtuelle assistenter leverer en række tjenester lige fra enkel dokumentforberedelse til bogholderihjælp og klientkommunikation. Da tjenester leveres af fjernhjælp, er det vigtigt, at virtuel assistent-software er nøjagtig og holdes ajour. I tilfælde, hvor software skal bruges af klienten såvel som en assistent, er det vigtigt, at begge bruger den samme type software eller i det mindste software, der er kompatibel med andre computersystemer.
Dem, der yder kreativ assistance, kan også bruge desktoppubliceringssoftware. Med dette er en virtuel kontorassistent i stand til at forberede brochurer, visuelle præsentationer og nyhedsbreve samt en række andre nyttige forretningsværktøjer. En travl iværksætter vil ofte ansætte en virtuel assistent til specifikt at håndtere disse aktiviteter, især når den presses i tide eller når den mangler færdigheder til at betjene sådan software.
Virtuel assistentsoftware, der holder styr på tiden, der bruges til administrative og understøttende opgaver, er vigtig, især for assistenter, der har flere forskellige klienter, eller som betales pr. Time eller pr. Opgave. Nogle softwareprogrammer giver klienter også mulighed for eksternt at overvåge en assistents arbejdstid. I disse tilfælde skal virtuel assistentsoftware, der leverer tidssporing, installeres på en klients computer såvel som på en assistents computer. Nogle software kan endda tillade en klient at se, hvad en virtuel assistent arbejder på, mens hun eller han bruger tid til en bestemt opgave.