Vilka är de olika typerna av virtuell assistentprogramvara?
Bland de olika typerna av virtuell assistentprogramvara är ordbehandlingsprogram, tidsspårningsprogram och bokföringsprogram. Andra typer inkluderar de som stöder affärskommunikationsinsatser, till exempel e-post och snabbmeddelanden. Virtuell assistentprogramvara kan också innehålla mer specialiserade program, till exempel de som används för att få tillgång till fastighetslistor, domstolsdokument eller kreditrapporter.
För att ge teknisk support som stödjer, förenklar virtuell assistentprogramvara vissa processer som kan utföras med hjälp av en dator, såsom schemaläggning av möten och övervakning av inkommande telefonmeddelanden. Teknik som denna används av oberoende entreprenörer som tillhandahåller fjärrhjälp till små, medelstora och stora företag. Programvara köps ofta av en virtuell assistent som arbetar från ett hemmakontor eller kan ges till assistenten av en klient eller arbetsgivare, särskilt om den virtuella assistentprogramvaran som behövs används för en specialiserad affärsnisch.
En av de mest grundläggande typerna av virtuell assistentprogramvara är ett ordbehandlingsprogram. Sådant gör det möjligt för en virtuell kontorsassistent att förbereda affärskorrespondens och kalkylblad att dela med företagare och klienter. Utöver denna grundläggande affärshäftklammer använder de som tillhandahåller administrativ hjälp vanligtvis e-postprogram och snabbmeddelanden för att kommunicera med klienter och deras kunder vid behov. Viss kommunikationsprogramvara använder till och med avatar-teknik för att simulera konversationer i person.
De flesta virtuella assistenter tillhandahåller en mängd olika tjänster, allt från enkel dokumentförberedelse till bokföringshjälp och klientkommunikation. Eftersom tjänster tillhandahålls av fjärrhjälp är det viktigt att virtuell assistentprogramvara är korrekt och hålls uppdaterad. I fall där programvara måste användas av klienten såväl som en assistent är det viktigt att båda använder samma typ av programvara eller, åtminstone, programvara som är kompatibel med andra datorsystem.
De som tillhandahåller kreativ hjälp kan också använda skrivbordspubliceringsprogram. Med detta kan en virtuell kontorsassistent förbereda broschyrer, visuella presentationer och nyhetsbrev samt en mängd andra användbara affärsverktyg. En upptagen entreprenör kommer ofta att anställa en virtuell assistent för att specifikt hantera dessa aktiviteter, särskilt när man pressas i tid eller när man saknar färdigheter för att använda sådan programvara.
Virtuell assistentprogramvara som håller reda på tid som spenderas på administrativa och stödjande uppgifter är viktigt, särskilt för assistenter som har flera olika klienter eller som betalas per timme eller per uppgift. Vissa program gör det möjligt för kunder att fjärrövervaka en assistents arbetstid. I dessa fall måste virtuell assistentprogramvara som tillhandahåller tidspårning installeras på en klients dator, såväl som på en assistents dator. En del programvara kan till och med låta en klient se vad en virtuell assistent arbetar med medan hon eller han ägnar tid åt en viss uppgift.