Hur väljer jag det bästa dokumentflödesprogrammet?

Dokumentarbetsflöde beskriver processen genom vilken ett dokument passerar i en organisations ordinarie verksamhet. Till exempel kan ett tillverkningsföretags dokumentarbetsflöde börja med en modell designad av ingenjörer, som sedan skickas till en professionell som skapar en materialräkning baserad på den designen. När kostnad och leverantörer har fastställts av en professionell kan han eller hon sedan överföra det dokumentet till en chef eller professionell som kan redigera och godkänna beställningen. Professionals som använder dokumentarbetsflödesmjukvara är bekymrade över att skapa en tydlig och transparent process som kan automatiseras och som kan hjälpa en organisation att bli effektivare. För att välja den bästa dokumentflödesmjukvaran kan det vara bra att ta hänsyn till behoven i din organisation, kvaliteten på programvaran och bestämma vilka åtkomstsätt som bäst passar dina behov.

Vissa grundläggande typer av dokumentarbetsflödesprogramvara ger användare tillgång till malldokument och kan synkroniseras med e-postsystem, på detta sätt kan användare automatiskt bifoga dokument till e-postmeddelanden. Dessa grundläggande system gör det också möjligt för arbetsflödeshanterare att skapa enkla system med en uppsättning stadier genom vilka ett dokument måste passera. Dessa system är idealiska för mindre företag som främst handlar om internt dokumentflöde.

Mer komplex dokumentarbetsflödesmjukvara gör det möjligt för användare att skapa sina egna mallar och generera rapporter om effektiviteten i en arbetsflödesprocess. Dessa system kan också göra det möjligt för användare att skapa klientgränssnitt. Dessa gränssnitt kan nås av klienter som vill placera order eller applikationer. Denna typ av programvara föredras ofta av proffs vars arbetsflödessystem sträcker sig utöver en organisations inredning.

Användarvänlighet, rapporteringsnoggrannhet och förmågan att köra utan fel är faktorer som kan påverka kvaliteten. Några tips för att välja dokumentarbetsflödesmjukvara av högsta kvalitet är att be kollegor i en liknande bransch om rekommendationer. Många yrkesverksamma tycker att handelspublikationer är stora resurser som ger djupgående undersökningar och utvärderingar av olika typer av programvara.

I allmänhet finns det två olika åtkomstlägen för dokumentarbetsflödesprogramvara. Å ena sidan kan större företag föredra att köpa programvara som kan installeras i datorerna i ett organisationsnätverk. I dessa fall äger en organisation programvara och ansvarar för att uppdatera funktioner och säkerhet.

Mindre företag kan dra nytta av programvara på begäran. Detta är mjukvara som användare kan komma åt online. Programvara på begäran kräver normalt sett att en organisation betalar användaravgifter. En fördel med den här metoden för åtkomst är att användare kan vara beroende av en programvaruvärd för att uppgradera säkerhet och funktioner, vilket möjliggör mindre beroende av datortekniker.