最適なドキュメントワークフローソフトウェアを選択するにはどうすればよいですか？

ドキュメントワークフローは、組織の通常の運用においてドキュメントが通過するプロセスを説明します。 たとえば、製造会社のドキュメントワークフローは、エンジニアが設計したモデルから始まり、その設計に基づいて部品表を作成する専門家に渡されます。 コストとサプライヤがプロによって決定されると、彼または彼女はその注文を編集および承認できるマネージャーまたはプロにその文書を渡すことができます。 ドキュメントワークフローソフトウェアを使用する専門家は、自動化でき、組織の効率化に役立つ明確で透過的なプロセスの作成に関心があります。 最適なドキュメントワークフローソフトウェアを選択するには、組織のニーズ、ソフトウェアの品質を検討し、ニーズに最適なアクセスモードを決定すると役立ちます。

一部の基本的な種類のドキュメントワークフローソフトウェアは、ユーザーがテンプレートドキュメントにアクセスできるようにし、電子メールシステムと同期できるため、ユーザーは自動的にドキュメントを電子メールメッセージに添付できます。 これらの基本システムにより、ワークフローマネージャーは、ドキュメントが通過する必要のある一連の段階を備えた単純なシステムを作成できます。 これらのシステムは、主に内部ドキュメントワークフローに関係する小規模ビジネスに最適です。

より複雑なドキュメントワークフローソフトウェアにより、ユーザーは独自のテンプレートを作成し、ワークフロープロセスの効率に関するレポートを生成できます。 これらのシステムでは、ユーザーがクライアントインターフェイスを作成することもできます。 これらのインターフェイスには、注文やアプリケーションを発注するクライアントがアクセスできます。 この種のソフトウェアは、多くの場合、ワークフローシステムが組織の内部作業を超えて拡大する専門家に好まれています。

使いやすさ、レポートの正確性、誤動作なしで実行できる能力は、品質に影響を与える可能性のある要因です。 最高品質のドキュメントワークフローソフトウェアを選択するためのヒントは、同様の業界の同僚に推奨事項を尋ねることです。 多くの専門家は、業界誌がさまざまな種類のソフトウェアの詳細な調査と評価を提供する優れたリソースであることを認識しています。

一般に、ドキュメントワークフローソフトウェアには2つの異なるアクセスモードがあります。 一方では、大企業は、組織のネットワークのコンピューターにインストールできるソフトウェアを購入することを好む場合があります。 これらの場合、組織はソフトウェアを所有し、機能とセキュリティの更新を担当します。

小規模企業は、オンデマンドのソフトウェアの恩恵を受けることができます。 これは、ユーザーがオンラインでアクセスできるソフトウェアです。 ソフトウェアオンデマンドでは、通常、組織が使用料を支払う必要があります。 このアクセス方法の利点は、ユーザーがソフトウェアホストに依存してセキュリティと機能をアップグレードできるため、コンピューター技術者への依存を軽減できることです。