¿Cómo elijo el mejor software de flujo de trabajo de documentos?
El flujo de trabajo de documentos describe el proceso a través del cual pasa un documento en las operaciones regulares de una organización. Por ejemplo, el flujo de trabajo de documentos de una empresa de fabricación puede comenzar con un modelo diseñado por ingenieros, que luego se pasa a un profesional que crea una lista de materiales basada en ese diseño. Una vez que un profesional determina el costo y los proveedores, él o ella pueden pasar ese documento a un gerente o profesional que puede editar y aprobar el pedido. Los profesionales que usan software de flujo de trabajo de documentos se preocupan por crear un proceso claro y transparente que pueda automatizarse y que pueda ayudar a una organización a ser más eficiente. Para elegir el mejor software de flujo de trabajo de documentos, puede ser útil considerar las necesidades de su organización, la calidad del software y determinar qué modos de acceso se ajustan mejor a sus necesidades.
Algunos tipos básicos de software de flujo de trabajo de documentos permiten a los usuarios acceder a documentos de plantilla y pueden sincronizarse con sistemas de correo electrónico, de esta manera los usuarios pueden adjuntar documentos automáticamente a mensajes de correo electrónico. Estos sistemas básicos también permiten a los administradores de flujo de trabajo crear sistemas simples con un conjunto de etapas a través de las cuales debe pasar un documento. Estos sistemas son ideales para pequeñas empresas que se ocupan principalmente del flujo de trabajo interno de documentos.
Un software de flujo de trabajo de documentos más complejo permite a los usuarios crear sus propias plantillas y generar informes sobre la eficiencia de un proceso de flujo de trabajo. Estos sistemas también pueden permitir a los usuarios crear interfaces de cliente. Los clientes que deseen realizar pedidos o aplicaciones pueden acceder a estas interfaces. Este tipo de software a menudo es favorecido por profesionales cuyos sistemas de flujo de trabajo se extienden más allá del funcionamiento interior de una organización.
La facilidad de uso, la precisión de los informes y la capacidad de ejecutarse sin fallos de funcionamiento son factores que pueden afectar la calidad. Algunos consejos para elegir el software de flujo de trabajo de documentos de más alta calidad son pedir recomendaciones a colegas de una industria similar. Muchos profesionales consideran que las publicaciones comerciales son excelentes recursos que proporcionan exámenes y evaluaciones en profundidad de varios tipos de software.
En general, hay dos modos diferentes de acceso para el software de flujo de trabajo de documentos. Por un lado, las empresas más grandes pueden preferir comprar software que se pueda instalar en las computadoras de una red organizacional. En estos casos, una organización posee software y es responsable de actualizar las características y la seguridad.
Las empresas más pequeñas pueden beneficiarse del software a pedido. Este es un software al que los usuarios pueden acceder en línea. El software a pedido normalmente requiere que una organización pague tarifas de uso. Una ventaja de este método de acceso es que los usuarios pueden depender de un host de software para actualizar la seguridad y las características, lo que permite una menor dependencia de los técnicos informáticos.