¿Cómo elijo el mejor software de flujo de trabajo de documentos?
El flujo de trabajo de documentos describe el proceso a través del cual se pasa un documento en las operaciones regulares de una organización. Por ejemplo, el flujo de trabajo de documentos de una empresa de fabricación podría comenzar con un modelo diseñado por ingenieros, que luego se pasa a un profesional que crea una factura de materiales basada en ese diseño. Una vez que los costos y los proveedores están determinados por un profesional, él o ella podría pasar ese documento a un gerente o profesional que pueda editar y aprobar el pedido. Los profesionales que usan el software de flujo de trabajo de documentos se preocupan por crear un proceso claro y transparente que pueda automatizarse y que pueda ayudar a una organización a ser más eficiente. Para elegir el mejor software de flujo de trabajo de documentos, puede ser útil considerar las necesidades de su organización, la calidad del software y determinar qué modos de acceso se ajustan mejor a sus necesidades.
Algunos tipos básicos de software de flujo de trabajo de documentos permiten a los usuarios acceder a documentos de plantilla y se pueden sincronizar con sistemas de correo electrónico, th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th th thed¿Es la forma en que los usuarios automáticamente pueden adjuntar documentos a los mensajes de correo electrónico? Estos sistemas básicos también permiten a los administradores de flujo de trabajo crear sistemas simples con un conjunto de etapas a través de los cuales debe pasar un documento. Estos sistemas son ideales para empresas más pequeñas que se referen principalmente al flujo de trabajo de documentos internos.
El software de flujo de trabajo de documentos más complejo permite a los usuarios crear sus propias plantillas y generar informes sobre la eficiencia de un proceso de flujo de trabajo. Estos sistemas también pueden permitir a los usuarios crear interfaces de clientes. Los clientes pueden acceder a estas interfaces que deseen realizar pedidos o aplicaciones. Este tipo de software a menudo es favorecido por profesionales cuyos sistemas de flujo de trabajo se extienden más allá del funcionamiento interior de una organización.
La facilidad de uso, la precisión de los informes y la capacidad de funcionar sin mal funcionamiento son factores que pueden afectar la calidad. Algunos consejos para elegirEl software de flujo de trabajo de documentos de la más alta calidad es pedir a colegas en una industria similar para recomendaciones. Muchos profesionales encuentran que las publicaciones comerciales son excelentes recursos que proporcionan exámenes en profundidad y evaluaciones de varios tipos de software.
.En general, hay dos modos de acceso diferentes para el software de flujo de trabajo de documentos. Por un lado, las empresas más grandes pueden preferir comprar un software que se pueda instalar en las computadoras de una red organizacional. En estos casos, una organización posee software y es responsable de actualizar las funciones y la seguridad.
Las empresas más pequeñas pueden beneficiarse del software a pedido. Este es un software al que los usuarios pueden acceder en línea. El software a pedido normalmente requiere que una organización pague tarifas de uso. Un beneficio de este método de acceso es que los usuarios pueden depender de un host de software para actualizar la seguridad y las características, lo que permite una menor dependencia de los técnicos de computadora.