Come faccio a scegliere il miglior software per il flusso di lavoro documentale?
Il flusso di lavoro del documento descrive il processo attraverso il quale un documento passa nelle normali operazioni di un'organizzazione. Ad esempio, il flusso di lavoro documentale di un'azienda manifatturiera potrebbe iniziare con un modello progettato dagli ingegneri, che viene quindi passato a un professionista che crea una distinta materiali basata su tale progetto. Una volta che il costo e i fornitori sono determinati da un professionista, questi può quindi passare quel documento a un manager o un professionista che può modificare e approvare l'ordine. I professionisti che utilizzano software per il flusso di lavoro documentale si preoccupano di creare un processo chiaro e trasparente che può essere automatizzato e che può aiutare un'organizzazione a diventare più efficiente. Per scegliere il miglior software per il flusso di lavoro documentale, può essere utile considerare le esigenze della propria organizzazione, la qualità del software e determinare quali modalità di accesso si adattano meglio alle proprie esigenze.
Alcuni tipi di software di flusso di lavoro documentale consentono agli utenti di accedere ai documenti modello e possono essere sincronizzati con i sistemi di posta elettronica, in questo modo gli utenti possono allegare automaticamente i documenti ai messaggi di posta elettronica. Questi sistemi di base consentono inoltre ai gestori del flusso di lavoro di creare sistemi semplici con una serie di fasi attraverso le quali deve passare un documento. Questi sistemi sono ideali per le piccole imprese che si occupano principalmente del flusso di lavoro interno dei documenti.
Un software di flusso di lavoro documentale più complesso consente agli utenti di creare i propri modelli e generare report sull'efficienza di un processo di flusso di lavoro. Questi sistemi possono anche consentire agli utenti di creare interfacce client. Queste interfacce sono accessibili ai clienti che desiderano effettuare ordini o applicazioni. Questo tipo di software è spesso preferito dai professionisti i cui sistemi di flusso di lavoro si estendono oltre il funzionamento interno di un'organizzazione.
La facilità d'uso, l'accuratezza dei rapporti e la capacità di funzionare senza malfunzionamenti sono fattori che possono influire sulla qualità. Alcuni suggerimenti per la scelta del software per il flusso di lavoro con documenti della massima qualità sono di chiedere consigli ai colleghi di un settore simile. Molti professionisti ritengono che le pubblicazioni commerciali siano grandi risorse che forniscono approfondimenti e valutazioni su vari tipi di software.
In generale, esistono due diverse modalità di accesso per il software del flusso di lavoro documentale. Da un lato, le aziende più grandi potrebbero preferire l'acquisto di software che può essere installato nei computer di una rete organizzativa. In questi casi, un'organizzazione possiede un software ed è responsabile dell'aggiornamento delle funzionalità e della sicurezza.
Le piccole imprese possono beneficiare di software su richiesta. Questo è un software a cui gli utenti possono accedere online. Il software su richiesta richiede normalmente che un'organizzazione paghi le spese di utilizzo. Un vantaggio di questo metodo di accesso è che gli utenti possono dipendere da un host software per aggiornare la sicurezza e le funzionalità, consentendo una minore dipendenza dai tecnici informatici.