Como escolho o melhor software de fluxo de trabalho do documento?
O fluxo de trabalho do documento descreve o processo pelo qual um documento passa nas operações regulares de uma organização. Por exemplo, o fluxo de trabalho de documento de uma empresa de manufatura pode começar com um modelo projetado por engenheiros, que é transmitido a um profissional que cria uma lista de materiais com base nesse design. Depois que o custo e os fornecedores são determinados por um profissional, ele poderá passar esse documento para um gerente ou profissional que possa editar e aprovar o pedido. Os profissionais que usam o software de fluxo de trabalho de documentos estão preocupados em criar um processo claro e transparente que possa ser automatizado e que pode ajudar uma organização a se tornar mais eficiente. Para escolher o melhor software de fluxo de trabalho de documento, pode ser útil considerar as necessidades da sua organização, a qualidade do software e determinar quais modos de acesso melhor atender às suas necessidades.é o modo como os usuários automaticamente podem anexar documentos às mensagens de email. Esses sistemas básicos também permitem que os gerentes de fluxo de trabalho criem sistemas simples com um conjunto de estágios através dos quais um documento deve passar. Esses sistemas são ideais para empresas menores que se preocupam principalmente com o fluxo de trabalho de documentos internos.
O software de fluxo de trabalho de documento mais complexo permite que os usuários criem seus próprios modelos e gerem relatórios sobre a eficiência de um processo de fluxo de trabalho. Esses sistemas também podem permitir que os usuários criem interfaces do cliente. Essas interfaces podem ser acessadas por clientes que gostariam de fazer pedidos ou aplicativos. Esse tipo de software é frequentemente favorecido por profissionais cujos sistemas de fluxo de trabalho se estendem além do funcionamento interior de uma organização.
A facilidade do usuário, a precisão dos relatórios e a capacidade de correr sem mau funcionamento são fatores que podem afetar a qualidade. Algumas dicas para escolherO software de fluxo de trabalho de documentos da mais alta qualidade é pedir a colegas em um setor semelhante para recomendações. Muitos profissionais acham que as publicações comerciais são ótimos recursos que fornecem exames e avaliações aprofundadas de vários tipos de software.
Em geral, existem dois modos de acesso diferentes para o software de fluxo de trabalho de documentos. Por um lado, empresas maiores podem preferir comprar software que possa ser instalado nos computadores de uma rede organizacional. Nesses casos, uma organização possui software e é responsável por atualizar recursos e segurança.
Empresas menores podem se beneficiar do software sob demanda. Este é um software que os usuários podem acessar online. O software sob demanda normalmente exige que uma organização pague taxas de uso. Um benefício desse método de acesso é que os usuários podem depender de um host de software para atualizar a segurança e os recursos, permitindo menos dependência de técnicos de computador.