Como escolho o melhor software de fluxo de trabalho de documentos?
O fluxo de trabalho do documento descreve o processo pelo qual um documento passa nas operações regulares de uma organização. Por exemplo, o fluxo de trabalho de documentos de uma empresa de manufatura pode começar com um modelo projetado por engenheiros, que é passado para um profissional que cria uma lista de materiais com base nesse design. Depois que o custo e os fornecedores são determinados por um profissional, ele pode passar esse documento para um gerente ou profissional que possa editar e aprovar o pedido. Profissionais que usam software de fluxo de trabalho de documentos preocupam-se em criar um processo claro e transparente que possa ser automatizado e que ajude a organização a se tornar mais eficiente. Para escolher o melhor software de fluxo de trabalho de documentos, pode ser útil considerar as necessidades da sua organização, a qualidade do software e determinar quais modos de acesso melhor atendem às suas necessidades.
Alguns tipos básicos de software de fluxo de trabalho de documentos permitem que os usuários acessem documentos modelo e podem ser sincronizados com sistemas de email, dessa forma os usuários podem anexar documentos automaticamente a mensagens de email. Esses sistemas básicos também permitem que os gerentes de fluxo de trabalho criem sistemas simples com um conjunto de estágios pelos quais um documento deve passar. Esses sistemas são ideais para empresas menores que se preocupam principalmente com o fluxo de trabalho interno de documentos.
Um software de fluxo de trabalho de documentos mais complexo permite que os usuários criem seus próprios modelos e gerem relatórios sobre a eficiência de um processo de fluxo de trabalho. Esses sistemas também podem permitir que os usuários criem interfaces de cliente. Essas interfaces podem ser acessadas por clientes que desejam fazer pedidos ou aplicativos. Esse tipo de software geralmente é favorecido por profissionais cujos sistemas de fluxo de trabalho se estendem além do funcionamento interno de uma organização.
A facilidade de uso, a precisão dos relatórios e a capacidade de executar sem problemas de funcionamento são fatores que podem afetar a qualidade. Algumas dicas para escolher o software de fluxo de trabalho de documentos da mais alta qualidade são pedir recomendações a colegas de um setor semelhante. Muitos profissionais acham que as publicações comerciais são ótimos recursos que fornecem exames e avaliações detalhados de vários tipos de software.
Em geral, existem dois modos diferentes de acesso ao software de fluxo de trabalho de documentos. Por um lado, empresas maiores podem preferir comprar software que pode ser instalado nos computadores de uma rede organizacional. Nesses casos, uma organização possui software e é responsável por atualizar os recursos e a segurança.
Empresas menores podem se beneficiar do software sob demanda. Este é um software que os usuários podem acessar online. O software sob demanda normalmente exige que uma organização pague taxas de uso. Um benefício desse método de acesso é que os usuários podem depender de um host de software para atualizar a segurança e os recursos, permitindo menos dependência dos técnicos de informática.