Jak si mohu vybrat nejlepší software pro práci s dokumenty?
Pracovní postup dokumentu popisuje proces, kterým dokument prochází v běžných operacích organizace. Pracovní postup dokumentů výrobní společnosti může například začít modelem navrženým inženýry, který je poté předán odborníkovi, který na základě tohoto návrhu vytvoří kusovníku. Jakmile jsou náklady a dodavatelé stanoveni odborníkem, může tento dokument předat vedoucímu nebo odborníkovi, který může objednávku upravit a schválit. Odborníci, kteří používají software workflow dokumentů, se zabývají vytvářením jasného a transparentního procesu, který lze automatizovat a který může organizaci pomoci zefektivnit. Při výběru nejlepšího softwaru pro workflow dokumentů může být užitečné zvážit potřeby vaší organizace, kvalitu softwaru a určit, které režimy přístupu nejlépe vyhovují vašim potřebám.
Některé základní druhy softwaru pro práci s dokumenty umožňují uživatelům přístup k dokumentům šablon a lze je synchronizovat s e-mailovými systémy, takže uživatelé mohou automaticky připojit dokumenty k e-mailovým zprávám. Tyto základní systémy také umožňují správcům pracovních postupů vytvářet jednoduché systémy se sadou fází, kterými musí dokument projít. Tyto systémy jsou ideální pro menší podniky, které se zabývají především interním pracovním tokem dokumentů.
Složitější software workflow dokumentů umožňuje uživatelům vytvářet vlastní šablony a generovat zprávy o účinnosti procesu workflow. Tyto systémy mohou také uživatelům umožňovat vytváření klientských rozhraní. K těmto rozhraním mohou přistupovat klienti, kteří chtějí zadávat objednávky nebo aplikace. Tento druh softwaru je často upřednostňován profesionály, jejichž systémy pracovních postupů přesahují vnitřní fungování organizace.
Uživatelská přívětivost, přesnost vykazování a schopnost běžet bez poruch jsou faktory, které mohou ovlivnit kvalitu. Několik tipů pro výběr nejkvalitnějšího softwaru pro práci s dokumenty je požádat kolegy z podobného odvětví o doporučení. Mnoho odborníků zjistilo, že obchodní publikace jsou skvělými zdroji, které poskytují hloubkové zkoušky a hodnocení různých druhů softwaru.
Obecně existují dva různé režimy přístupu k softwaru pracovního toku dokumentů. Na jedné straně mohou větší firmy preferovat nákup softwaru, který lze nainstalovat do počítačů organizační sítě. V těchto případech organizace vlastní software a odpovídá za aktualizaci funkcí a zabezpečení.
Menší podniky mohou těžit ze softwaru na vyžádání. Toto je software, ke kterému mají uživatelé přístup online. Software na vyžádání obvykle vyžaduje, aby organizace platila poplatky za používání. Výhodou této metody přístupu je to, že uživatelé mohou záviset na softwarovém hostiteli, aby upgradovali zabezpečení a funkce, což umožňuje menší závislost na počítačových technikech.