Quels sont les principes de la grammaire des affaires?
La rédaction de textes éducatifs, la correspondance personnelle et les supports de communication d’entreprise ont des principes grammaticaux similaires, mais présentent également des différences. Bien que la grammaire traditionnelle soit importante, certains des principes les plus importants de la grammaire professionnelle se rapportent au ton professionnel et à la connotation de la communication.
L'un des premiers principes de la grammaire professionnelle consiste à vérifier l'exactitude de la grammaire et ses erreurs. Heureusement, il existe des outils qui peuvent aider à vérifier cela automatiquement. Un logiciel de vérification grammaticale existe pour presque tout type de programme de traitement de texte. Comme il est difficile pour un individu de connaître toutes les règles de grammaire, le logiciel permet de détecter les erreurs grammaticales qui peuvent causer des erreurs embarrassantes pour l'entreprise.
La formalité est un autre des principes de la grammaire des affaires. En règle générale, la grammaire et le ton sont de nature plus formelle dans la correspondance professionnelle que dans la correspondance personnelle. Ce n'est pas le cas avec toutes les entreprises, mais en règle générale, c'est le cas. Certaines entreprises fonctionnent de manière plus informelle, ce qui se traduit par un ton plus décontracté et informel dans leurs communications professionnelles.
Un autre principe de la grammaire professionnelle consiste à choisir un style de grammaire. La plupart des entreprises choisissent le style Chicago Manual ou le style AP Manual. Des différences de grammaire existent entre les deux styles. Le style manuel choisi par l'entreprise peut modifier l'utilisation de la grammaire dans les communications professionnelles.
Certaines différences de grammaire ont trait à la manière dont les nombres sont écrits. Par exemple, les principes de la grammaire professionnelle stipulent s’il faut épeler les chiffres de un à neuf. Ces mêmes principes disent d’utiliser des nombres numériques pour tout chiffre supérieur à neuf. Les principes peuvent également indiquer si le «et» dans une liste comporte une virgule avant la dernière partie de la liste.
Les principes de la grammaire des affaires dictent également le traitement de la correspondance commerciale. Par exemple, il est sage que les entreprises envoient leurs communications professionnelles par le biais d'un processus de relecture approfondi. Il est sage de demander à au moins deux personnes de réviser l'orthographe et la grammaire d'un texte avant qu'il ne devienne une forme de communication interne ou externe. Si possible, au moins trois personnes devraient relire l'article afin de vérifier les fautes de grammaire et d'orthographe, ainsi que l'exactitude des informations.