Hvad er principperne for forretningsgrammatik?
Skrivning af uddannelsestekst, personlig korrespondance og forretningskommunikationsmateriale har lignende grammatiske principper, men har også forskelle. Selvom traditionel grammatik er vigtig, vedrører nogle af de vigtigste principper for forretningsgrammatik den professionelle tone og konnotation i kommunikationen.
Et af de første principper for forretningsgrammatik er at kontrollere for grammatiknøjagtighed og fejl. Heldigvis er der værktøjer, der kan hjælpe med at kontrollere dette automatisk. Grammatikontrol software findes for næsten enhver form for tekstbehandlingsprogram. Da det er vanskeligt for nogen at kende alle grammatiske regler, hjælper softwaren med at fange de grammatiske fejl, der kan forårsage nogle pinlige fejl for virksomheden.
Formalitet er et andet af principperne i forretningsgrammatik. Generelt er grammatik og tone af mere formel karakter i forretningskorrespondance end i personlig korrespondance. Dette er ikke tilfældet med alle virksomheder, men som en generel regel er det. Nogle virksomheder opererer på en mere uformel forudsætning, hvilket betyder mere afslappet og uformel tone i sin forretningskommunikation.
Et andet af principperne for forretningsgrammatik er at vælge en stil til grammatik. De fleste virksomheder vælger mellem Chicago Manual-stilen eller AP Manual-stilen. Grammatikforskelle findes mellem de to stilarter. Den manuelle stil, som virksomheden vælger at betjene, kan ændre brugen af grammatik i forretningskommunikation.
Nogle af de grammatiske forskelle vedrører, hvordan tallene skrives. Principperne for forretningsgrammatik angiver for eksempel, om man skal stave tal fra en til ni. Disse samme principper siger at bruge numeriske numre til alle cifre over ni. Principperne kan også give vejledning om, hvorvidt “og” på en liste indeholder et komma inden den sidste del af en liste eller ej.
Principper for forretningsgrammatik dikterer også håndtering af forretningskorrespondance. For eksempel er det klogt for virksomheder at sende forretningskommunikation gennem en omfattende korrekturlæsningsproces. Det er klogt, at mindst to personer gennemgår stavemåden og grammatikken i et stykke, før det går ud som en intern eller ekstern form for kommunikation. Hvis det er muligt, skal mindst tre personer gennemgå stykket for at kontrollere for grammatik- og stavefejl samt informationsnøjagtighed.