Qu'est-ce qu'une sollicitation?
La sollicitation d’offres est une stratégie utilisée par de nombreuses entreprises et d’autres entités pour nouer des contacts avec des fournisseurs potentiels et les inviter à engager un dialogue sur une relation de travail éventuelle. Dans le cadre du processus de sollicitation, il y a généralement des instructions sur la manière d’établir le contact et de participer à des opportunités telles que la soumission de propositions et de devis pour des projets et la participation à une vente aux enchères afin de sécuriser des biens ou des services. Un certain nombre d’outils de communication différents peuvent être utilisés dans le processus de demande de soumissions, notamment des communications contrôlées par courrier et des options de média public pour atteindre un plus grand nombre de candidats potentiels.
L'une des approches les plus ciblées consiste à demander aux entreprises, agences gouvernementales et autres entités de mener des recherches privées au début, puis d'inviter les fournisseurs qualifiés à fournir des informations sur ce qu'ils peuvent offrir, tant en termes de produits que de prix. Un mécanisme commun à cette approche consiste à émettre des demandes de propositions (RFP) à un groupe sélectionné de fournisseurs potentiels, puis à évaluer toutes les propositions soumises pour déterminer qui se verra attribuer le marché. Une approche similaire consiste à émettre une demande de prix (RFQ), une stratégie qui peut également être utilisée pour établir une relation à long terme avec un fournisseur ou être liée à un projet ponctuel.
Avec un processus de demande de soumissions, il est possible de structurer le processus de la manière la plus avantageuse pour la société. Dans certains cas, le processus peut impliquer une demande d'offres scellées, ce qui signifie que seuls les responsables de l'évaluation des propositions ou des offres voient en réalité les prix proposés par tous les soumissionnaires. À d'autres moments, par exemple lorsqu'un processus d'adjudication est utilisé dans le cadre de la sollicitation, une entreprise peut permettre à tous les fournisseurs potentiels de voir l'offre la plus basse en cours sans nécessairement révéler l'identité de ce dernier.
La connexion avec des fournisseurs potentiels peut utiliser une approche très large et plus ciblée. Il n’est pas rare que les gouvernements des États, des provinces et même des gouvernements nationaux annoncent les projets à venir dans toutes sortes de médias afin d’encourager tout fournisseur qualifié à soumettre une offre, sous quelque forme que ce soit. La publication des opportunités de sollicitation peut impliquer l'utilisation de supports imprimés largement disponibles sur demande ou distribués par le biais de campagnes de publipostage afin de toucher le plus large public possible. Depuis l’avènement d’Internet, il est devenu de plus en plus courant pour les agences gouvernementales ainsi que pour certaines entreprises de créer des sites Web consacrés aux projets en cours qui sont ouverts aux offres. En règle générale, les publications imprimées et les sites Web incluent des informations détaillées sur la manière de se qualifier pour la soumission, sur la manière de soumettre un devis ou une proposition et sur la manière de vérifier le statut de la soumission à une date ultérieure.