Vad är en budbegäran?
Budbegäran är en strategi som används av många företag och andra enheter som ett sätt att ansluta till potentiella leverantörer och bjuda in dem att gå i någon form av dialog om en möjlig arbetsrelation. Inom ramen för uppmaningsprocessen finns det vanligtvis instruktioner för hur man ska initiera kontakten och kvalificera sig för deltagande i sådana möjligheter som att lämna in förslag och offert för projekt och att delta i en auktionssituation för att säkra varor eller tjänster. Ett antal olika kommunikationsverktyg kan användas i processen för uppmaning av bud, inklusive kontrollerad kommunikation per post och användning av offentliga mediemöjligheter för att nå ett större utbud av potentiella kandidater.
En av de mer spetsiga metoderna för uppmaning till bud är att företag, statliga myndigheter och andra enheter ska bedriva privat forskning i framkant och sedan bjuda in leverantörer som uppfyller sina kvalifikationer för att ge information om vad de kan erbjuda både vad gäller produkter och prissättning. En vanlig mekanism för detta tillvägagångssätt är att utfärda förfrågningar om förslag (RFP) till en utvald grupp potentiella leverantörer och sedan utvärdera alla förslag som lämnas in för att avgöra vem som kommer att tilldelas verksamheten. En liknande metod är att utfärda en begäran om offert (RFQ), en strategi som också kan användas för att antingen skapa en långsiktig relation med en leverantör eller vara relaterad till ett engångsprojekt.
Med en anbudsövervakningsprocess är det möjligt att strukturera processen på vilket sätt som helst i företagets bästa. I vissa fall kan processen innebära en begäran om förseglade bud, vilket innebär att endast de som är ansvariga för att utvärdera förslagen eller buden faktiskt ser de priser som alla anbudsgivare lämnar in. Vid andra tillfällen, till exempel när en auktionsprocess används som en del av uppmaningen, kan ett företag låta alla potentiella leverantörer se det aktuella lägsta budet utan att nödvändigtvis avslöja identiteten för den låga budgivaren.
Att ansluta till potentiella leverantörer kan använda ett mycket brett tillvägagångssätt samt en som är mer fokuserad. Det är inte ovanligt att statliga, provinsiella och till och med nationella regeringar annonserar kommande projekt i alla slags media för att uppmuntra alla kvalificerade leverantörer att lämna in ett bud i någon form. Att publicera anbudsmöjligheterna kan innebära användning av tryckta medier som görs allmänt tillgängliga på begäran eller distribueras med hjälp av direktreklamkampanjer för att nå största möjliga publik. Sedan Internet har kommit har det blivit allt vanligare att myndigheter och vissa företag skapar webbplatser som ägnas åt pågående projekt som är öppna för bud. Vanligtvis kommer både de tryckta publikationerna och webbplatserna att innehålla information om hur man går till för att kvalificera sig för att lämna in bud, information om hur man skickar ett offert eller ett förslag och hur man kontrollerar budets status vid ett senare datum.