Hva er et budoppfordring?

Oppfordring til bud er en strategi som brukes av mange selskaper og andre enheter som et middel til å få kontakt med potensielle leverandører og invitere dem til å gå i en slags dialog om et mulig arbeidsforhold. I forbindelse med oppfordringsprosessen er det vanligvis instruksjoner om hvordan man kan sette i gang kontakten og kvalifisere for deltakelse i slike muligheter som å sende inn forslag og tilbud på prosjekter, og delta i en auksjonssituasjon for å sikre varer eller tjenester. Et antall forskjellige kommunikasjonsverktøy kan brukes i prosessen med anmodning om bud, inkludert kontrollert kommunikasjon per post og bruk av offentlige mediealternativer for å nå et bredere spekter av potensielle kandidater.

En av de mer spisse tilnærmingene til anmodning om anbud er at selskaper, offentlige etater og andre enheter skal drive privat forskning i front-enden, og deretter invitere leverandører som oppfyller sine kvalifikasjoner for å gi informasjon om hva de kan tilby både når det gjelder produkter og priser. En vanlig mekanisme for denne tilnærmingen er å gi ut forespørsler om forslag (RFPs) til en valgt gruppe potensielle leverandører, og deretter evaluere alle forslagene som sendes inn for å avgjøre hvem som skal tildeles virksomheten. En lignende tilnærming er å gi en forespørsel om tilbud (RFQ), en strategi som også kan brukes til å enten etablere et langsiktig forhold til en leverandør eller være relatert til et engangsprosjekt.

Med en anbudsoppfordringsprosess er det mulig å strukturere prosessen på en hvilken som helst måte som er i selskapets beste interesse. I noen tilfeller kan prosessen innebære en forespørsel om forseglede bud, noe som betyr at bare de som har ansvar for å evaluere forslagene eller budene faktisk ser prisene som alle budgivere legger inn. Andre ganger, for eksempel når en auksjonsprosess brukes som en del av anmodningen, kan et selskap tillate alle potensielle leverandører å se det nåværende laveste budet uten nødvendigvis å avsløre identiteten til den lave budgiveren.

Koble til potensielle leverandører kan bruke en veldig bred tilnærming så vel som en som er mer fokusert. Det er ikke uvanlig at statlige, provinsielle og til og med nasjonale myndigheter annonserer kommende prosjekter i alle slags medier for å oppmuntre enhver kvalifisert leverandør til å legge inn et bud i en eller annen form. Å publisere mulighetene for anmodning om anbud kan innebære bruk av trykte medier som blir gjort allment tilgjengelige på forespørsel, eller distribuert ved hjelp av direktemailkampanjer for å nå et bredt publikum som mulig. Siden fremkomsten av Internett har det blitt stadig mer vanlig at offentlige etater og noen bedrifter etablerer nettsteder som er viet til nåværende prosjekter som er åpne for bud. Vanligvis vil både de trykte publikasjonene og nettstedene inneholde detaljer om hvordan du kan gå for å kvalifisere deg for budinnlevering, detaljer om hvordan du sender inn et tilbud eller et forslag, og hvordan du kan sjekke statusen til budet på et senere tidspunkt.