Che cos'è una richiesta di offerta?
La richiesta di offerta è una strategia che viene utilizzata da molte aziende e altre entità come mezzo per connettersi con potenziali fornitori e invitarli a impegnarsi in una sorta di dialogo su un possibile rapporto di lavoro. Nel contesto del processo di sollecitazione, di solito ci sono istruzioni su come avviare il contatto e qualificarsi per la partecipazione a opportunità come l'invio di proposte e preventivi per progetti e la partecipazione a una situazione di asta al fine di garantire beni o servizi. Un certo numero di diversi strumenti di comunicazione può essere utilizzato nel processo di sollecitazione delle offerte, comprese le comunicazioni controllate via posta e l'uso di opzioni di media pubbliche per raggiungere una gamma più ampia di potenziali candidati.
Uno degli approcci più mirati per sollecitare la sollecitazione è che le aziende, le agenzie governative e altre entità conducano ricerche private sul front-end, quindi invitano i venditori che soddisfano le loro qualifiche a fornire informazioni su ciò che possono offrire sia in termini di prodotti che di prezzi. Un meccanismo comune per questo approccio è di inoltrare richieste di proposte (RFP) a un gruppo selezionato di potenziali fornitori, quindi valutare tutte le proposte che vengono presentate per determinare a chi verrà assegnato il business. Un approccio simile è quello di emettere una richiesta di preventivi (RFQ), una strategia che può anche essere utilizzata per stabilire una relazione a lungo termine con un fornitore o essere correlata a un progetto unico.
Con un processo di sollecitazione delle offerte, è possibile strutturare il processo in qualunque modo sia nel migliore interesse dell'azienda. In alcuni casi, il processo può comportare una richiesta di offerte sigillate, il che significa che solo i responsabili della valutazione delle proposte o delle offerte vedono effettivamente i prezzi inviati da tutti gli offerenti. Altre volte, ad esempio quando una procedura di asta viene utilizzata come parte della sollecitazione, una società può consentire a tutti i potenziali venditori di vedere l'offerta più bassa corrente senza rivelare necessariamente l'identità di quel basso offerente.
Il collegamento con potenziali fornitori può utilizzare un approccio molto ampio e uno più focalizzato. Non è insolito che i governi statali, provinciali e persino nazionali pubblicizzino i prossimi progetti su tutti i tipi di media al fine di incoraggiare qualsiasi fornitore qualificato a presentare un'offerta in qualche forma. La pubblicità delle opportunità di sollecitazione delle offerte può comportare l'uso di supporti di stampa resi ampiamente disponibili su richiesta o distribuiti mediante campagne di direct mailing per raggiungere il pubblico più vasto possibile. Dall'avvento di Internet, è diventato sempre più comune per le agenzie governative e per alcune aziende creare siti Web dedicati ai progetti attuali aperti alle offerte. In genere, sia le pubblicazioni stampate che i siti Web includeranno dettagli su come procedere per la presentazione dell'offerta, dettagli su come inviare un preventivo o una proposta e su come verificare lo stato dell'offerta in un secondo momento.