Qu'est-ce qu'un portail du personnel?
Un portail pour le personnel est un site Web privé utilisé pour fournir aux membres du personnel un accès à des informations importantes. Les portails du personnel ne sont disponibles que sur les réseaux internes ou peuvent être conçus pour un accès depuis n'importe quel ordinateur avec accès à Internet pour plus de commodité. Pour accéder au portail du personnel, les utilisateurs ont généralement besoin d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe attribués par le service informatique de l'entreprise. Un large éventail d'informations peut être conservé dans un portail du personnel, allant des manuels de l'employé aux informations à jour sur les contributions aux régimes d'avantages sociaux.
Plusieurs sociétés conçoivent des portails de personnel génériques que les sociétés peuvent installer et les sociétés peuvent également concevoir leurs propres. L'objectif d'un portail pour le personnel est de fournir aux personnes un accès rapide aux informations dont elles peuvent avoir besoin dans le cadre de leur travail. Le fait de numériser ces informations peut permettre d’économiser du papier, réduire le gaspillage et permettre aux utilisateurs d’y accéder partout et à tout moment. En outre, les employés peuvent trouver des portails d’équipe utiles pour suivre des tâches telles que les heures travaillées, l’historique de la paie, etc.
Parmi les exemples d'éléments que les employeurs peuvent mettre dans un portail du personnel, on peut citer: les horaires, les manuels des employés, les mémos, les informations sur la paie, les informations sur les avantages, les règles de l'entreprise et les actualités. Le personnel des technologies de l'information est généralement chargé d'administrer le portail du personnel. Ils le tiennent à jour, identifient les problèmes de sécurité, corrigent les bogues dès qu'ils se présentent et aident les employés qui ont des difficultés à y accéder, en plus d'attribuer des noms d'utilisateur et des mots de passe aux nouveaux employés et de supprimer les anciens employés des listes d'accès.
Les portails peuvent inclure des modules de cours, permettant aux employés de suivre des cours via le portail. Ces modules peuvent faire partie de la formation requise des employés ou être proposés en option supplémentaire aux employés qui souhaitent améliorer leurs performances. Les questionnaires et les boîtes de dialogue sont utilisés pour confirmer la compréhension des employés. Les invites peuvent également être utilisées avec des éléments tels que des mémos pour que les employeurs sachent quand les employés lisent des mémos. Cela peut être utile pour vérifier la distribution complète des informations aux membres du personnel.
Les portails de personnel peuvent contenir des informations confidentielles ou sensibles. Vous pouvez demander aux employés de toujours se déconnecter lorsqu'ils ont terminé, d'éviter de montrer le portail à des non-employés et de protéger leur nom d'utilisateur et leur mot de passe. Les portails du personnel peuvent avoir des zones d'accès restreint ouvertes à certains employés uniquement lorsque des informations extrêmement sensibles sont conservées. La création de niveaux de sécurité permet aux employeurs de protéger des données particulièrement sensibles, ainsi que de fournir aux employés des zones verrouillées d'accès pour discuter et résoudre les problèmes qui les intéressent sans permettre à tout le personnel de voir ces zones.