Hvad er en personalportal?
En personalportal er et privat websted, der bruges til at give medarbejdere adgang til vigtige oplysninger. Personaleportaler er muligvis kun tilgængelige på interne netværk, eller de kan være designet til adgang fra enhver internet-aktiveret computer for nemheds skyld. For at komme ind i personaleportalen har folk normalt brug for et brugernavn og adgangskode, der er tildelt af virksomhedens informationsteknologiafdeling. En bred vifte af oplysninger kan opbevares i en personaleportal, der spænder fra medarbejderhåndbøger til ajourførte oplysninger om bidrag til ydelsesplaner.
Flere virksomheder designer generiske personaleportaler, som virksomheder kan installere, og virksomheder kan også designe deres egne. Målet med en personalportal er at give folk klar adgang til information, de kan have brug for i løbet af deres arbejde. At digitalisere disse oplysninger kan spare papir og reducere affald ud over at give folk adgang til dem overalt og når som helst. Derudover kan medarbejdere finde personaleportaler nyttige til at spore ting som arbejdede timer, lønnshistorik osv.
Nogle eksempler på ting, som arbejdsgivere kan lægge i en personaleportal inkluderer: tidsplaner, medarbejderhåndbøger, memoer, oplysninger om lønningslister, oplysninger om fordele, virksomhedspolitikker og nyheder. Personale inden for informationsteknologi er typisk ansvarlig for administration af personaleportalen. De holder det opdateret, identificerer sikkerhedsproblemer, adresserer fejl, når de opstår, og hjælper medarbejdere, der har svært ved at få adgang til det, ud over at tildele brugernavne og adgangskoder til nye medarbejdere og fjerne gamle ansatte fra adgangslister.
Portaler kan omfatte kursusmoduler, der giver medarbejderne mulighed for at tage undervisning gennem portalen. Disse moduler kan være en del af den krævede medarbejderuddannelse eller tilbydes som en supplerende mulighed for medarbejdere, der ønsker at forbedre deres jobydelse. Quizzer og dialogbokse bruges til at bekræfte medarbejdernes forståelse. Spørgsmål kan også bruges til ting som memoer, så arbejdsgivere ved, når medarbejderne læser memoer. Dette kan være nyttigt til at verificere komplet distribution af information til medarbejdere.
Personaleportaler kan indeholde fortrolige eller følsomme oplysninger. Medarbejdere kan blive bedt om altid at logge ud, når de er færdige, for at undgå at vise portalen til ikke-ansatte og for at holde deres brugernavne og adgangskoder sikre. Personaleportaler kan have adgangsbegrænsede områder, der kun er åbne for visse medarbejdere, hvor der holdes meget følsomme oplysninger. Oprettelse af lag af sikkerhed giver arbejdsgivere mulighed for at beskytte særligt følsomme data, såvel som at give medarbejderne adgangslåste områder til at diskutere og adressere spørgsmål af interesse uden at lade hele personalet se disse områder.