Wat is een personeelsportaal?

Een personeelsportaal is een privé-website die wordt gebruikt om personeelsleden toegang te geven tot belangrijke informatie. Personeelsportals zijn mogelijk alleen beschikbaar op interne netwerken of ze kunnen voor het gemak zijn ontworpen voor toegang vanaf elke computer met internet. Om toegang te krijgen tot de personeelsportal hebben mensen meestal een gebruikersnaam en wachtwoord nodig die zijn toegewezen door de afdeling informatietechnologie van het bedrijf. In een personeelsportaal kan een grote verscheidenheid aan informatie worden bewaard, variërend van handleidingen voor werknemers tot actuele informatie over bijdragen aan uitkeringsregelingen.

Verschillende bedrijven ontwerpen generieke personeelsportals die bedrijven kunnen installeren, en bedrijven kunnen ook hun eigen ontwerpen. Het doel van een personeelsportaal is om mensen onmiddellijk toegang te bieden tot informatie die ze tijdens hun werk nodig kunnen hebben. Door deze informatie te digitaliseren, kan papier worden bespaard en verspilling worden beperkt, en kunnen mensen er overal en altijd toegang toe krijgen. Daarnaast kunnen werknemers personeelsportals nuttig vinden voor het bijhouden van zaken als gewerkte uren, salarisadministratie, enzovoort.

Enkele voorbeelden van dingen die werkgevers in een personeelsportaal kunnen plaatsen, zijn: schema's, werknemershandleidingen, memo's, looninformatie, informatie over voordelen, bedrijfsbeleid en nieuwsitems. Medewerkers van informatietechnologie zijn doorgaans verantwoordelijk voor het beheer van de personeelsportal. Ze houden het up-to-date, identificeren beveiligingsproblemen, verhelpen bugs zodra ze zich voordoen en helpen werknemers die moeite hebben met toegang, naast het toewijzen van gebruikersnamen en wachtwoorden aan nieuwe medewerkers en het verwijderen van oude medewerkers van toegangslijsten.

Portals kunnen cursusmodules bevatten, waardoor werknemers lessen kunnen volgen via de portal. Deze modules kunnen deel uitmaken van de vereiste opleiding van werknemers of worden aangeboden als een aanvullende optie voor werknemers die hun taakprestaties willen verbeteren. Quizzen en dialoogvensters worden gebruikt om het begrip van medewerkers te bevestigen. Prompts kunnen ook worden gebruikt met zaken als memo's, zodat werkgevers weten wanneer werknemers memo's lezen. Dit kan handig zijn om de volledige distributie van informatie aan personeelsleden te verifiëren.

Personeelsportals kunnen vertrouwelijke of gevoelige informatie bevatten. Medewerkers kunnen worden gevraagd om altijd uit te loggen wanneer ze klaar zijn, om te voorkomen dat de portal aan niet-werknemers wordt getoond en om hun gebruikersnamen en wachtwoorden veilig te houden. Personeelsportals kunnen gebieden met beperkte toegang hebben die alleen toegankelijk zijn voor bepaalde werknemers waar zeer gevoelige informatie wordt bewaard. Door beveiligingslagen te creëren, kunnen werkgevers bijzonder gevoelige gegevens beschermen en werknemers toegangsafhankelijke gebieden bieden om interessante kwesties te bespreken en aan te pakken zonder dat het hele personeel die gebieden kan zien.