Was ist ein Mitarbeiterportal?
Ein Mitarbeiterportal ist eine private Website, auf der Mitarbeiter auf wichtige Informationen zugreifen können. Mitarbeiterportale sind möglicherweise nur in internen Netzwerken verfügbar oder können aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit für den Zugriff von jedem internetfähigen Computer aus konzipiert werden. Um in das Mitarbeiterportal zu gelangen, benötigen Benutzer normalerweise einen Benutzernamen und ein Kennwort, die von der IT-Abteilung des Unternehmens zugewiesen wurden. In einem Mitarbeiterportal kann eine Vielzahl von Informationen gespeichert werden, von Mitarbeiterhandbüchern bis hin zu aktuellen Informationen zu Beiträgen zu Vorsorgeplänen.
Mehrere Unternehmen entwerfen allgemeine Mitarbeiterportale, die von Unternehmen installiert werden können, und Unternehmen können auch eigene Portale entwerfen. Ziel eines Mitarbeiterportals ist es, den Menschen einen schnellen Zugang zu Informationen zu ermöglichen, die sie möglicherweise für ihre Arbeit benötigen. Durch die Digitalisierung dieser Informationen kann Papier gespart und Abfall reduziert werden. Außerdem können Benutzer jederzeit und überall darauf zugreifen. Darüber hinaus finden Mitarbeiter möglicherweise Mitarbeiterportale, die hilfreich sind, um beispielsweise die geleisteten Arbeitsstunden, den Gehaltsverlauf usw. nachzuverfolgen.
Einige Beispiele für Dinge, die Arbeitgeber in ein Mitarbeiterportal aufnehmen können, sind: Zeitpläne, Mitarbeiterhandbücher, Memos, Gehaltsinformationen, Informationen zu Sozialleistungen, Unternehmensrichtlinien und Nachrichten. IT-Mitarbeiter sind in der Regel für die Verwaltung des Personalportals verantwortlich. Sie halten es auf dem neuesten Stand, identifizieren Sicherheitsprobleme, beheben auftretende Fehler und helfen Mitarbeitern, die Schwierigkeiten haben, darauf zuzugreifen. Außerdem weisen sie neuen Mitarbeitern Benutzernamen und Kennwörter zu und entfernen alte Mitarbeiter aus den Zugriffslisten.
Portale können Kursmodule enthalten, mit denen Mitarbeiter Kurse über das Portal belegen können. Diese Module können Teil der erforderlichen Mitarbeiterschulung sein oder als Zusatzoption für Mitarbeiter angeboten werden, die ihre Arbeitsleistung verbessern möchten. Quiz und Dialogfelder werden verwendet, um das Verständnis der Mitarbeiter zu bestätigen. Eingabeaufforderungen können auch mit Elementen wie Memos verwendet werden, damit Arbeitgeber wissen, wann Mitarbeiter Memos lesen. Dies kann hilfreich sein, um die vollständige Verteilung von Informationen an die Mitarbeiter zu überprüfen.
Mitarbeiterportale können vertrauliche oder sensible Informationen enthalten. Mitarbeiter können angewiesen werden, sich immer abzumelden, wenn sie fertig sind, um zu vermeiden, dass das Portal Nichtmitarbeitern angezeigt wird, und ihre Benutzernamen und Kennwörter sicher zu verwahren. Mitarbeiterportale dürfen nur in Bereichen mit Zugangsbeschränkung für bestimmte Mitarbeiter geöffnet sein, in denen hochsensible Informationen aufbewahrt werden. Durch das Erstellen von Sicherheitsebenen können Arbeitgeber besonders vertrauliche Daten schützen und Mitarbeitern Zugriff auf gesperrte Bereiche gewähren, in denen sie interessante Themen diskutieren und ansprechen können, ohne dass das gesamte Personal diese Bereiche einsehen kann.