Vad är en personalportal?

En personalportal är en privat webbplats som används för att ge anställda tillgång till viktig information. Personalportaler kan bara finnas tillgängliga i interna nätverk eller så kan de vara utformade för åtkomst från alla Internet-aktiverade datorer för enkelhets skull. För att komma in i personalportalen behöver människor vanligtvis ett användarnamn och lösenord tilldelat av företagets informationstekniska avdelning. En stor mängd information kan förvaras i en personalportal, allt från medarbetarmanualer till aktuell information om bidrag till förmånsplanerna.

Flera företag designer generiska personalportaler som företag kan installera, och företag kan också designa sina egna. Målet med en personalportal är att ge människor tillgång till information de kan behöva under sitt arbete. Att ha denna information digitaliserad kan spara papper och minska avfallet, förutom att folk får åtkomst till den var som helst och när som helst. Dessutom kan anställda hitta personalportaler användbara för att spåra saker som arbetade timmar, lönehistorik osv.

Några exempel på saker som arbetsgivare kan lägga till i en personalportal inkluderar: scheman, medarbetarmanualer, memo, löninformation, förmånsinformation, företagspolicyer och nyheter. Personalen inom informationsteknologi ansvarar vanligtvis för administrationen av personalportalen. De håller det uppdaterat, identifierar säkerhetsproblem, adresserar buggar när de uppstår och hjälper anställda som har svårt att komma åt det förutom att tilldela användarnamn och lösenord till nya anställda och ta bort gamla anställda från åtkomstlistor.

Portaler kan inkludera kursmoduler, vilket gör det möjligt för anställda att ta klasser via portalen. Dessa moduler kan vara en del av den utbildning som krävs för anställda eller erbjudas som ett kompletterande alternativ för anställda som vill förbättra sitt jobb. Frågor och dialogrutor används för att bekräfta medarbetarnas förståelse. Frågor kan också användas med saker som memos så att arbetsgivare vet när anställda läser memos. Detta kan vara användbart för att verifiera fullständig distribution av information till personal.

Personalportaler kan innehålla konfidentiell eller känslig information. Anställda kan instrueras att alltid logga ut när de är färdiga, för att undvika att visa portalen för icke-anställda och att hålla sina användarnamn och lösenord säkra. Personalportaler kan ha åtkomstbegränsade områden som är öppna för vissa anställda endast där mycket känslig information bevaras. Genom att skapa lager av säkerhet kan arbetsgivare skydda särskilt känslig information, samt ge anställda tillgånglåsta områden för att diskutera och ta itu med frågor som är av intresse utan att låta hela personalen se dessa områden.