Qu'est-ce qu'un numéro d'acquisition?
Un numéro d'acquisition est un code d'identification unique qui fournit des informations sur le moment où un objet a été ajouté à une collection telle qu'un musée, une bibliothèque ou une ressource similaire. Les organisations ont généralement leur propre code pour les numéros d'acquisition, et lorsqu'un objet change de mains, il se verra attribuer un nouveau numéro. Cela fait partie de la gestion des collections, de l'art et de la science de la maintenance des enregistrements précis, détaillés et utiles sur les objets en inventaire au profit des chercheurs, des propriétaires et d'autres parties intéressées.
Le nombre de chiffres dans un numéro d'acquisition peut varier, et le numéro peut se décomposer en plusieurs segments, dont chacun offre des informations codées au-delà du moment où l'élément entré dans une collection. Par exemple, une bibliothèque peut utiliser des codes qui commencent par une année, incluent un code à deux chiffres spécifiant le type d'élément, puis ajouter trois chiffres ou plus pour indiquer le numéro d'acquisition individuel. Un nombre comme 200912304, par exemple, pourrait indiquer que l'élément était unCQUIRED en 2009, est un journal universitaire et a été le 304e Journal à être ajouté à la collection cette année-là.
Certaines collections utilisent à la place le terme «numéro d'accès». Dans les deux cas, ce code d'identification est l'un des premiers éléments associés aux objets lorsqu'ils entrent en possession de l'organisation. Un technicien qui traite l'article à l'arrivée générera un numéro d'acquisition, l'ajoutera à l'enregistrement de l'élément et le marquera, si possible. Cela pourrait impliquer de placer un autocollant ou un émetteur sur l'élément, ou de créer une carte de conservation pour l'accompagner si l'élément ne peut pas être géré directement.
Il est possible de rechercher des éléments par numéro d'acquisition ainsi que d'autres paramètres, si cela est intéressant. Ces chiffres peuvent fournir des informations précieuses aux observateurs qui connaissent le code qui leur est associé. Ils permettent également aux organisations de trier rapidement les bases de données pour organiser les stocks en un sensVoie pleinement. Un biostatisticien, par exemple, pourrait trier les champs pour mettre en évidence toutes les protéines ajoutées à une base de données au cours d'une année donnée.
Les systèmes de code d'acquisition sont conçus pour être flexibles, afin de permettre à la place de l'expansion des collections et des événements comme l'entrée dans un nouveau siècle, où un code d'année à deux chiffres pourrait provoquer une confusion. Dans un musée ouvert depuis les années 1700, par exemple, un code d'année comme «18» pourrait indiquer un certain nombre d'années, comme 1918 ou 2018. Dans le cas où le système doit être réorganisé pour s'adapter aux modifications à la nature des travaux d'une organisation, cela peut entraîner un long processus de récupération pour entrer précisément les éléments plus âgés de la collection dans le nouveau système de classification.