Qu'est-ce qu'un numéro d'acquisition?
Un numéro d'acquisition est un code d'identification unique qui fournit des informations sur le moment où un objet a été ajouté à une collection, telle qu'un musée, une bibliothèque ou une ressource similaire. Les organisations ont généralement leur propre code pour les numéros d’acquisition, et lorsqu’un objet change de main, un nouveau numéro lui est attribué. Cela fait partie de la gestion des collections, de l’art et de la science qui consistent à conserver des enregistrements précis, détaillés et utiles des objets en stock, au profit des chercheurs, des propriétaires et des autres parties intéressées.
Le nombre de chiffres d'un numéro d'acquisition peut varier et ce nombre peut être divisé en plusieurs segments, chacun offrant des informations codées au-delà du moment où l'élément a été entré dans une collection. Par exemple, une bibliothèque peut utiliser des codes qui commencent par un an, inclure un code à deux chiffres spécifiant le type d’article, puis ajouter trois chiffres ou plus pour indiquer le numéro d’acquisition individuel. Un nombre tel que 200912304, par exemple, pourrait indiquer que l'article a été acquis en 2009, qu'il s'agit d'une revue scientifique et qu'il était le 304e journal à être ajouté à la collection cette année-là.
Certaines collections utilisent le terme «numéro d'acquisition» à la place. Dans les deux cas, ce code d'identification est l'un des premiers éléments associés aux objets lorsqu'ils arrivent à la possession de l'organisation. Un technicien qui traite l'article à l'arrivée générera un numéro d'acquisition, l'ajoutera à l'enregistrement de l'article et le marquera, si possible. Cela peut impliquer de coller un autocollant ou un émetteur sur l’article, ou de créer une carte de conservation qui ira avec, si l’article ne peut pas être manipulé directement.
Il est possible de rechercher des éléments par numéro d’acquisition, ainsi que d’autres paramètres, si cela présente un intérêt. Ces numéros peuvent fournir des informations précieuses aux observateurs qui connaissent le code qui leur est associé. Ils permettent également aux organisations de trier rapidement les bases de données pour organiser l'inventaire de manière significative. Un biostatisticien, par exemple, peut trier des champs pour mettre en évidence toutes les protéines ajoutées à une base de données au cours d’une année donnée.
Les systèmes de codes d’acquisition sont conçus pour être flexibles, pour permettre une extension des collections et des événements tels que l’entrée dans un nouveau siècle, où un code annuel à deux chiffres pourrait prêter à confusion. Par exemple, dans un musée ouvert depuis les années 1700, un code d’année tel que «18» peut indiquer un nombre quelconque d’années, comme 1918 ou 2018. Dans le cas où le système doit être réorganisé de manière à prendre en compte les modifications de la nature d’un travail de l’organisation, cela peut entraîner un long processus de recodage permettant de saisir avec précision les éléments les plus anciens de la collection dans le nouveau système de classification.