Hva er et anskaffelsesnummer?

Et anskaffelsesnummer er en unik identifikasjonskode som gir informasjon om når et objekt ble lagt til en samling som et museum, et bibliotek eller lignende ressurs. Organisasjoner har vanligvis sin egen kode for anskaffelsesnumre, og når et objekt skifter hender, vil det bli tildelt et nytt nummer. Dette er en del av samlingens ledelse, kunsten og vitenskapen om å opprettholde nøyaktige, detaljerte og nyttige poster om gjenstander på lager til fordel for forskere, eiere og andre interesserte.

Antall sifre i et anskaffelsesnummer kan variere, og antallet kan fordele seg i flere segmenter, som hver tilbyr kodet informasjon utover det tidspunktet varen kom inn i en samling. For eksempel kan et bibliotek bruke koder som begynner med et år, inkludere en tosifret kode som spesifiserer typen element, og deretter legge til tre eller flere sifre for å indikere det individuelle anskaffelsesnummeret. Et nummer som 200912304 kan for eksempel indikere at varen ble anskaffet i 2009, er et akademisk tidsskrift og var det 304. tidsskriftet som ble lagt til samlingen det året.

Noen samlinger bruker begrepet "tiltredelsesnummer" i stedet. I begge tilfeller er denne identifikasjonskoden en av de første elementene som er knyttet til objekter når de kommer i organisasjonens eie. En tekniker som behandler varen ved ankomst vil generere et anskaffelsesnummer, legge det til varens post og merke det om mulig. Dette kan innebære å plassere et klistremerke eller sender på varen, eller lage et kuratorisk kort for å følge med det hvis varen ikke kan håndteres direkte.

Det er mulig å slå opp varer etter anskaffelsesnummer så vel som andre parametere, hvis dette er av interesse. Disse tallene kan gi verdifull informasjon til observatører som kjenner koden som er knyttet til dem. De lar også organisasjoner raskt sortere databaser for å organisere inventar på en meningsfull måte. En biostatistiker kan for eksempel sortere felt for å fremheve alle proteiner som er lagt til en database i et gitt år.

Anskaffelseskodesystemer er designet for å være fleksible, slik at det er rom for utvidelse av samlinger og arrangementer som å komme inn i et nytt århundre, der en tosifret årskode kan forårsake forvirring. I et museum som har vært åpent siden 1700-tallet, kan for eksempel en årskode som "18" indikere et hvilket som helst antall år, som 1918 eller 2018. I tilfelle systemet må moderniseres for å imøtekomme endringer i naturen til en organisasjonens arbeid, kan dette resultere i en lang kodingsprosess for nøyaktig å legge inn eldre elementer i samlingen under det nye klassifiseringssystemet.