Hva er et anskaffelsesnummer?

Et anskaffelsesnummer er en unik identifiserende kode som gir informasjon om når et objekt ble lagt til en samling, for eksempel et museum, bibliotek eller lignende ressurs. Organisasjoner har vanligvis sin egen kode for anskaffelsesnumre, og når et objekt skifter hender, vil den bli tildelt et nytt nummer. Dette er en del av Collections Management, kunsten og vitenskapen om å opprettholde nøyaktige, detaljerte og nyttige poster på objekter i varelager til fordel for forskere, eiere og andre interesserte parter.

Antall sifre i et anskaffelsesnummer kan variere, og antallet kan bryte ned i flere segmenter. For eksempel kan et bibliotek bruke koder som starter med et år, inkluderer en tosifret kode som spesifiserer typen element, og deretter legge til tre eller flere sifre for å indikere det individuelle anskaffelsesnummeret. Et tall som 200912304, for eksempel, kan indikere at varen var enKvalmet i 2009, er et akademisk tidsskrift, og var den 304. tidsskriftet som ble lagt til samlingen det året.

Noen samlinger bruker begrepet "tiltredelsesnummer" i stedet. I begge tilfeller er denne identifiserende koden en av de første elementene knyttet til objekter når de kommer i besittelsen av organisasjonen. En tekniker som behandler varen ved ankomst vil generere et anskaffelsesnummer, legge det til varens post og tagge det, hvis mulig. Dette kan innebære å plassere et klistremerke eller sender på varen, eller lage et kuratorisk kort for å følge med det hvis varen ikke kan håndteres direkte.

Det er mulig å slå opp elementer etter anskaffelsesnummer så vel som andre parametere, hvis dette er av interesse. Disse tallene kan gi verdifull informasjon til observatører som kjenner koden som er knyttet til dem. De lar også organisasjoner raskt sortere databaser for å organisere varelager i en betydningfull måte. En biostatistiker, for eksempel, kan sortere felt for å fremheve alle proteiner lagt til en database i et gitt år.

Anskaffelseskodesystemer er designet for å være fleksible, for å gi rom for utvidelse av samlinger og hendelser som å komme inn i et nytt århundre, der en tosifret årskode kan forårsake forvirring. I et museum som har vært åpent siden 1700 -tallet, for eksempel, kan en årskode som “18” indikere et hvilket som helst antall år, som 1918 eller 2018. I tilfelle systemet må kuskeres for å imøtekomme endringer i arten av en organisasjons arbeid, kan dette resultere i en lang kodingsprosess for å legge inn nøyaktig eldre elementer i samlingen under den nye klassifiseringssystemet.