Was ist eine Erfassungsnummer?
Eine Erfassungsnummer ist ein eindeutiger identifizierender Code, der Informationen darüber enthält, wann ein Objekt zu einer Sammlung wie einem Museum, einer Bibliothek oder einer ähnlichen Ressource hinzugefügt wurde. Organisationen haben in der Regel ihren eigenen Code für Akquisitionsnummern, und wenn ein Objekt den Besitzer wechselt, wird es eine neue Nummer zugewiesen. Dies ist Teil des Sammlungsmanagements, der Kunst und der Wissenschaft, genaue, detaillierte und nützliche Aufzeichnungen zu Objekten im Inventar zum Nutzen von Forschern, Eigentümern und anderen interessierten Parteien zu erhalten. Beispielsweise kann eine Bibliothek Codes verwenden, die mit einem Jahr beginnen, einen zweistelligen Code enthalten, der den Art des Elements angibt, und dann drei oder mehr Ziffern hinzufügen, um die individuelle Erfassungsnummer anzugeben. Eine Zahl wie 200912304 könnte beispielsweise darauf hinweisen, dass der Artikel a war2009 zeigte, ist ein akademisches Journal und war das 304. Journal, das der Sammlung in diesem Jahr hinzugefügt wurde.
Einige Sammlungen verwenden stattdessen den Begriff „Zugangsnummer“. In beiden Fällen ist dieser identifizierende Code eines der ersten Elemente, die Objekten zugeordnet sind, wenn sie in den Besitz der Organisation kommen. Ein Techniker, der das Element bei der Ankunft verarbeitet, generiert eine Erfassungsnummer, fügt ihn zum Datensatz des Elements hinzu und markiert ihn, wenn möglich. Dies kann dazu führen, dass ein Aufkleber oder Sender auf den Artikel platziert oder eine kuratorische Karte erstellt wird, die dazu entspricht, wenn der Artikel nicht direkt behandelt werden kann.
Es ist möglich, Elemente nach der Erfassungsnummer sowie anderen Parametern nachzuschlagen, wenn dies von Interesse ist. Diese Zahlen können Beobachtern wertvolle Informationen liefern, die den damit verbundenen Code kennen. Sie ermöglichen es Unternehmen auch, Datenbanken schnell zu sortieren, um das Inventar in einer Bedeutung zu organisierenvoll. Ein Biostatistiker beispielsweise könnte Felder sortieren, um alle Proteine in einem bestimmten Jahr zu verdeutlichen.
Akquisitionscodesysteme sind so konzipiert, dass sie flexibel sind, um den Raum für die Erweiterung von Sammlungen und Ereignissen wie das Eintritt in ein neues Jahrhundert zu ermöglichen, in dem ein zweistelliges Jahr Code zu Verwirrung führen kann. In einem Museum, das seit den 1700er Jahren geöffnet ist, kann beispielsweise ein Jahr Code wie „18“ eine beliebige Anzahl von Jahren wie 1918 oder 2018 angeben. Für den Fall, dass das System überarbeitet werden muss, um Änderungen an der Art der Arbeit einer Organisation zu erfüllen, kann dies zu einem langen Rekodierungsprozess führen, um ältere Elemente in die Sammlung unter dem neuen Klassifizierungssystem genau einzutreten.