Wat is een acquisitienummer?

Een acquisitienummer is een unieke identificatiecode die informatie geeft over wanneer een object is toegevoegd aan een verzameling zoals een museum, bibliotheek of vergelijkbare bron. Organisaties hebben meestal hun eigen code voor acquisitienummers en wanneer een object van eigenaar verandert, krijgt het een nieuw nummer. Dit maakt deel uit van het collectiebeheer, de kunst en de wetenschap van het bijhouden van nauwkeurige, gedetailleerde en nuttige gegevens over objecten in de inventaris ten behoeve van onderzoekers, eigenaars en andere geïnteresseerde partijen.

Het aantal cijfers in een acquisitienummer kan variëren, en het aantal kan worden opgesplitst in verschillende segmenten, die elk gecodeerde informatie bieden na het tijdstip waarop het item een ​​collectie binnenkwam. Een bibliotheek kan bijvoorbeeld codes gebruiken die beginnen met een jaar, een tweecijferige code bevatten die het type item aangeeft en vervolgens drie of meer cijfers toevoegen om het individuele acquisitienummer aan te geven. Een nummer zoals 200912304 kan bijvoorbeeld aangeven dat het item in 2009 is verworven, een wetenschappelijk tijdschrift is en het 304e tijdschrift was dat in dat jaar aan de collectie werd toegevoegd.

Sommige collecties gebruiken in plaats daarvan de term 'toegangsnummer'. In beide gevallen is deze identificatiecode een van de eerste items die aan objecten zijn gekoppeld wanneer deze in het bezit van de organisatie komen. Een technicus die het artikel bij aankomst verwerkt, genereert een acquisitienummer, voegt het toe aan het record van het artikel en tagt het, indien mogelijk. Dit kan inhouden dat er een sticker of zender op het artikel wordt geplaatst of dat een bijbehorende curatorkaart wordt gemaakt als het artikel niet direct kan worden verwerkt.

Het is mogelijk om items op te zoeken op acquisitienummer en andere parameters, als dit van belang is. Deze cijfers kunnen waardevolle informatie bieden aan waarnemers die de bijbehorende code kennen. Hiermee kunnen organisaties snel databases sorteren om inventaris op een zinvolle manier te ordenen. Een biostatisticus kan bijvoorbeeld velden sorteren om alle eiwitten te markeren die in een bepaald jaar aan een database zijn toegevoegd.

Acquisitiecodesystemen zijn ontworpen om flexibel te zijn, om ruimte te bieden voor uitbreiding van collecties en evenementen zoals het betreden van een nieuwe eeuw, waar een dubbelcijferige jaarcode verwarring kan veroorzaken. In een museum dat al sinds 1700 open is, kan een jaarcode als '18' bijvoorbeeld een willekeurig aantal jaren aangeven, zoals 1918 of 2018. In het geval dat het systeem moet worden vernieuwd om wijzigingen in de aard van een werk van de organisatie, kan dit resulteren in een langdurig hercoderingsproces om oudere items nauwkeurig in de collectie onder het nieuwe classificatiesysteem in te voeren.