Qu'est-ce qu'un budget administratif?
Un budget administratif est un plan financier pour le volet administratif d'une entreprise pour une période comptable telle qu'un trimestre ou une année. Cela inclut les coûts qui ne sont pas directement associés à la production de biens et de services. Contrôler les budgets est essentiel pour les entreprises de toutes tailles, car un budget important peut grignoter des bénéfices et rendre difficile la croissance d’une entreprise. Si une société est cotée en bourse, elle est également tenue de protéger les actionnaires avec une budgétisation raisonnable et, dans certains cas, les sociétés peuvent être tenues par la loi de divulguer le budget administratif.
Ce document contient une ventilation détaillée des dépenses prévues pour les opérations de support liées à l’entreprise, allant des services juridiques aux services de secrétariat. Le budget administratif définit un certain nombre de départements et leurs fonctions, et discute des affectations de fonds disponibles. La taille de ce budget peut varier selon les entreprises. certaines sociétés ont des frais généraux très élevés, alors que d'autres ont des coûts directement concentrés sur la production.
Certaines organisations doivent divulguer leur budget administratif. Dans les gouvernements qui attachent de la valeur à la transparence, ce document est disponible pour examen par les contribuables et les utilisateurs peuvent soumettre des commentaires. Les entreprises cotées en bourse doivent discuter de la budgétisation dans les rapports annuels et autres déclarations. De même, les organismes de bienfaisance enregistrés doivent montrer comment ils utilisent leurs fonds, et un budget administratif élevé peut décourager les donateurs qui souhaitent voir la plus grande partie de leurs fonds concentrée sur la fourniture de biens et de services aux nécessiteux.
La planification d'un budget administratif peut prendre des semaines ou des mois. La société doit pouvoir anticiper les coûts aussi précisément que possible et peut prendre en compte des problèmes tels que les pics d’inflation. Il définit les objectifs pour la période comptable et en discute éventuellement dans le budget. Par exemple, le budget du service juridique peut augmenter car une entreprise prépare un nouveau produit nécessitant une consultation juridique. Les dépenses sont donc justifiées. Si une entreprise ne peut pas expliquer une augmentation soudaine des dépenses administratives, cela pourrait représenter des problèmes de communication ou d'efficacité au sein de l'administration de l'entreprise.
Les comptables, les analystes et autres peuvent consulter un budget administratif d’une période antérieure à titre d’information. L'augmentation progressive des coûts administratifs tend à devenir un problème avec le temps et parfois, ces budgets deviennent trop lourds. Dans ces situations, le personnel doit s'asseoir pour déterminer le moyen le plus efficace de réduire le budget pour répondre aux besoins administratifs tout en recentrant les fonds sur d'autres objectifs. Cela pourrait inclure la restructuration des départements et d’autres mesures visant à accroître l’efficacité et à réduire les coûts associés aux activités administratives.