Wat is een administratief budget?

Een administratief budget is een financieel plan voor de administratieve kant van een bedrijf voor een boekhoudperiode zoals kwartaal of jaar. Het omvat kosten die niet rechtstreeks verband houden met de productie van goederen en diensten. Het beheersen van budgetten is van cruciaal belang voor bedrijven van elke omvang, omdat een groot budget winst kan opslokken en het moeilijk kan maken voor een bedrijf om te groeien. Als een bedrijf openbaar wordt verhandeld, heeft het ook een verplichting om aandeelhouders te beschermen met verstandige budgettering, en in sommige gevallen kunnen bedrijven een wettelijke verplichting hebben om het administratieve budget openbaar te maken.

Dit document bevat een gedetailleerde uitsplitsing van de verwachte uitgaven voor ondersteunende activiteiten met betrekking tot het bedrijf, variërend van juridische dienstverlening tot secretariële loonlijst. Het administratieve budget definieert een aantal afdelingen en hun functies en bespreekt de beschikbare fondsallocaties. De omvang van dit budget kan variëren, afhankelijk van het bedrijf; sommige bedrijven hebben zeer hoge bijbehorende overheadkosten, terwijl anderen kosten hebben die rechtstreeks in de productie zijn geconcentreerd.

Bepaalde organisaties moeten hun administratieve begroting bekendmaken. In regeringen die waarde hechten aan transparantie, is dit document beschikbaar voor beoordeling door belastingbetalers en kunnen mensen opmerkingen maken. Beursgenoteerde bedrijven moeten budgettering bespreken in jaarverslagen en andere verklaringen. Evenzo moeten geregistreerde liefdadigheidsinstellingen aantonen hoe zij hun geld gebruiken, en een hoog administratief budget kan een afschrikkend effect hebben op donoren die willen dat het grootste deel van hun geld wordt geconcentreerd op de levering van goederen en diensten aan de behoeftigen.

Het plannen van een administratief budget kan weken of maanden duren. Het bedrijf moet zo nauwkeurig mogelijk op de kosten kunnen anticiperen en kan rekening houden met problemen als inflatiepieken. Het stelt doelen voor de boekhoudperiode vast en kan deze in de begroting bespreken. Het budget van de juridische afdeling kan bijvoorbeeld toenemen omdat een bedrijf een nieuw product bereidt dat juridisch overleg vereist en de uitgaven dus gerechtvaardigd zijn. Als een bedrijf een plotselinge sprong in administratieve uitgaven niet kan verklaren, kan dit communicatie- of efficiëntieproblemen binnen de administratie van het bedrijf veroorzaken.

Accountants, analisten en anderen kunnen een administratief budget van een voorafgaande periode raadplegen voor informatie. Opwaartse kriebels in administratieve kosten hebben de neiging om in de loop van de tijd een probleem te worden en soms worden deze budgetten opgeblazen. In deze situaties moet het personeel gaan zitten om te bepalen hoe het budget het meest effectief kan worden verlaagd om aan de administratieve behoeften te voldoen, terwijl de middelen worden verplaatst naar andere doeleinden. Dit kan herstructurering van afdelingen en andere maatregelen omvatten om de efficiëntie te verhogen en de kosten in verband met administratieve activiteiten te verlagen.