Che cos'è un bilancio amministrativo?
Un bilancio amministrativo è un piano finanziario per il lato amministrativo di un'azienda per un periodo contabile come un trimestre o un anno. Include i costi non direttamente associati alla produzione di beni e servizi. Il controllo dei budget è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni, poiché un budget elevato può consumare profitti e rendere difficile la crescita di un'azienda. Se una società è quotata in borsa, ha anche l'obbligo di proteggere gli azionisti con un budget ragionevole e, in alcuni casi, le società potrebbero avere l'obbligo legale di divulgare il bilancio amministrativo.
Questo documento contiene una ripartizione dettagliata delle spese previste per le operazioni di supporto relative all'attività, che vanno dai servizi legali alle buste paga di segreteria. Il bilancio amministrativo definisce un numero di dipartimenti e le loro funzioni e discute le allocazioni di fondi a loro disposizione. Le dimensioni di questo budget possono variare, a seconda dell'azienda; alcune società hanno costi generali associati molto elevati, mentre altre hanno costi concentrati direttamente nella produzione.
Alcune organizzazioni devono divulgare il proprio bilancio amministrativo. Nei governi che apprezzano la trasparenza, questo documento è disponibile per la revisione da parte dei contribuenti e le persone possono inviare commenti. Le società quotate in borsa devono discutere del budget nelle relazioni annuali e in altre dichiarazioni. Allo stesso modo, gli enti di beneficenza registrati devono dimostrare come usano i loro fondi e un elevato budget amministrativo può essere un fattore dissuasivo per i donatori che vogliono vedere la maggior parte dei loro fondi concentrata sulla consegna di beni e servizi ai bisognosi.
La pianificazione di un budget amministrativo può richiedere settimane o mesi. La società deve essere in grado di anticipare i costi nel modo più accurato possibile e può determinare fattori come picchi inflazionistici. Stabilisce gli obiettivi per il periodo contabile e può discuterne nel bilancio. Ad esempio, il budget dell'ufficio legale potrebbe espandersi perché un'azienda sta preparando un nuovo prodotto che richiede una consulenza legale, e quindi le spese sono giustificate. Se una società non è in grado di spiegare un improvviso balzo delle spese amministrative, ciò potrebbe rappresentare problemi di comunicazione o di efficienza all'interno dell'amministrazione della società.
Ragionieri, analisti e altri possono consultare un bilancio amministrativo di un periodo precedente per informazione. I crescenti aumenti dei costi amministrativi tendono a diventare un problema nel tempo e talvolta questi budget si gonfiano. In queste situazioni, il personale deve sedersi per determinare come tagliare in modo più efficace il budget per soddisfare le esigenze amministrative, concentrando nuovamente i fondi su altri scopi. Ciò potrebbe includere la ristrutturazione dipartimentale e altre misure per aumentare l'efficienza e ridurre i costi associati alle attività amministrative.