Quali sono le diverse responsabilità dell'assistente amministrativo?

Un assistente amministrativo può lavorare direttamente sotto un amministratore senior oppure può lavorare come assistente di un team di amministratori. Questa posizione esiste in molti settori e settori, dall'esercito alla progettazione architettonica. Le responsabilità degli assistenti amministrativi spesso includono mansioni d'ufficio, ma possono comportare compiti più specializzati in determinati settori.

Trascorrere molto tempo sul computer fa spesso parte del lavoro di un assistente amministrativo. È probabile che scriverà molto. I documenti che potrebbe digitare potrebbero includere rapporti o corrispondenza da un amministratore senior a una terza parte. A volte, può digitare da bozze o note fornite a lei. Altre volte, potrebbe essere tenuta a scrivere i materiali da sola.

Le responsabilità dell'assistente amministrativo possono comprendere anche la revisione del lavoro che è stato prodotto da altri. Alcuni amministratori senior richiedono ai loro assistenti amministrativi di leggere documenti e rapporti scritti da altri membri del personale. Potrebbe essere necessario che l'assistente amministrativo evidenzi errori o aree in cui la lingua è troppo tecnica per un pubblico generale.

Anche la risposta a richieste, richieste e reclami può essere inclusa nell'elenco delle responsabilità dell'assistente amministrativo. Gli amministratori senior sono spesso troppo impegnati per comunicare con chiunque abbia bisogno di attenzione. I loro assistenti in genere li sollevano da questi oneri rispondendo alle e-mail, controllando le chiamate e leggendo la loro posta.

La pianificazione è un'altra attività comunemente assegnata a un assistente amministrativo. Molti amministratori senior si affidano ai loro assistenti per mantenerli organizzati. L'assistente è spesso colui che pianifica riunioni, appuntamenti e interviste. Sebbene l'amministratore senior sia il suo superiore, è possibile che l'assistente debba suggerire fortemente che determinate attività vengano svolte in un determinato momento o rinviate a una data successiva.

Poiché un amministratore senior non può essere ovunque lei debba essere, le responsabilità dell'assistente amministrativo possono includere la sostituzione. È comune che gli assistenti amministrativi siano tenuti a partecipare alle riunioni e a informare in seguito l'amministratore senior. L'assistente potrebbe anche dover incontrare determinati clienti o partner commerciali. Potrebbe essere autorizzata a prendere alcune decisioni per conto del suo superiore o potrebbe semplicemente essere tenuta a comunicare i punti salienti della discussione.

Un assistente amministrativo può anche scoprire che deve fare molte ricerche. Questa potrebbe essere una parte regolare delle sue funzioni o una richiesta occasionale. Gli amministratori senior sono spesso responsabili di vari rapporti, progetti e proposte che devono essere completati entro determinate scadenze. Potrebbe essere impossibile per loro raccogliere tutte le informazioni di cui hanno bisogno e comporre i materiali richiesti.

Altre responsabilità dell'assistente amministrativo possono sembrare compiti umili. Quando ci sono riunioni del consiglio, un assistente amministrativo potrebbe dover organizzare il pranzo. Potrebbe essere chiesto di preparare o portare il caffè quando è necessario. Potrebbero anche essere assegnati compiti come andare all'ufficio postale, firmare per le consegne e archiviare.