Jaké jsou různé povinnosti administrativního asistenta?
Administrativní asistentka může pracovat přímo pod jedním vedoucím správcem nebo může pracovat jako asistentka týmu administrátorů. Tato pozice existuje v mnoha oblastech a průmyslových odvětvích, od armády po architektonický design. Administrativní asistentské povinnosti často zahrnují administrativní povinnosti, ale mohou zahrnovat specializovanější úkoly v určitých průmyslových odvětvích. Je pravděpodobné, že udělá hodně psaní. Dokumenty, které může napsat, mohou zahrnovat zprávy nebo korespondenci od vedoucího správce třetí straně. Někdy může psát z návrhů nebo poznámek, které jí byly poskytnuty. Jindy může být povinna psát materiály sama. Někteří vyšší administrátoři požadují, aby jejich administrativní asistenti přečetli prostřednictvím dokumentů a zpráv, které jsou WRITten od ostatních zaměstnanců. Může být nutné, aby administrativní asistent zdůraznil chyby nebo oblasti, kde je jazyk příliš technický pro obecné publikum. Vedoucí administrátoři jsou často příliš zaneprázdněni na to, aby mohli komunikovat s každým, kdo potřebuje pozornost. Jejich asistenti je obvykle zbavují těchto zátěží tím, že reagují na e -maily, prověřování volání a čtení jejich pošty.
Plánování je dalším úkolem, který je běžně přiřazen administrativnímu asistentovi. Mnoho vyšších administrátorů se spoléhá na své asistenty, aby je udržovali. Asistentem je často ten, kdo naplánuje schůzky, schůzky a rozhovory. Přestože je vedoucí administrátorka její nadřízená, asistentka může silně naznačit, že určité činnosti budou prováděny v určitém čase nebo odloženy UNTil pozdější rande.
Protože vedoucí správce nemůže být všude, kde musí být, mohou administrativní asistentské povinnosti zahrnovat jednání jako náhrada. Je běžné, že administrativní asistenti budou povinni se účastnit schůzek a potom informovat vedoucího správce. Asistent se může také muset setkat s určitými klienty nebo obchodními partnery. Může být zmocněna učinit některá rozhodnutí jménem svého nadřízeného nebo může být jednoduše povinna předat vrcholy diskuse.
Administrativní asistentka může také zjistit, že musí udělat hodně výzkumu. To by mohla být pravidelná součást jejích povinností nebo příležitostné žádosti. Vedoucí administrátoři jsou často odpovědní za různé zprávy, projekty a návrhy, které musí být dokončeny určitými termíny. Může být pro ně nemožné shromáždit všechny informace, které potřebují, a skládat požadované materiály.
Další odpovědnosti za administrativní asistenta se mohou zdát jako mužský úkols. Pokud se jedná o schůze správní rady, možná bude muset administrativní asistent zorganizovat oběd. Může být požádána, aby si vyrobila nebo přinesla kávu, když je to potřeba. Rovněž jí mohou být přiděleny úkoly, jako je přechod na poštu, podepsání dodávek a podání.