Jaké jsou různé povinnosti administrativního asistenta?
Administrativní asistent může pracovat přímo pod jedním nadřízeným správcem nebo může pracovat jako asistent týmu správců. Tato pozice existuje v mnoha oborech a průmyslových odvětvích, od armády po architektonický design. Odpovědnosti administrativního asistenta často zahrnují administrativní povinnosti, ale v některých průmyslových odvětvích mohou zahrnovat specializovanější úkoly.
Trávit hodně času na počítači je často součástí práce administrativního asistenta. Je pravděpodobné, že bude hodně psát. Doklady, které může psát, mohou zahrnovat zprávy nebo korespondenci od vyššího administrátora třetí straně. Někdy může psát návrhy nebo poznámky, které jí byly poskytnuty. Jindy může být požádána, aby sama napsala materiály.
Povinnosti administrativního asistenta mohou také zahrnovat revizi práce, kterou vytvořili ostatní. Někteří vyšší administrátoři vyžadují, aby jejich administrativní asistenti četli dokumenty a zprávy, které napsali jiní zaměstnanci. Může být požadováno, aby administrativní asistent zdůraznil chyby nebo oblasti, v nichž je jazyk pro obecnou veřejnost příliš technický.
Odpovědi na žádosti, dotazy a stížnosti mohou také patřit do seznamu povinností administrativního asistenta. Vyšší administrátoři jsou často příliš zaneprázdněni, než aby mohli komunikovat s každým, kdo potřebuje pozornost. Jejich asistenti jim tyto břemena obvykle zbavují tím, že reagují na e-maily, skríning hovorů a čtení jejich pošty.
Plánování je další úkol běžně přiřazený administrativnímu asistentovi. Mnoho vedoucích správců se spoléhá na své asistenty, aby je udrželi v pořádku. Asistent je často ten, kdo naplánuje schůzky, schůzky a pohovory. Přestože je vrchní administrátorka její nadřízená, asistentka možná bude muset důrazně navrhnout, aby se určité činnosti prováděly v určitém čase nebo odložily na pozdější datum.
Protože vyšší administrátor nemůže být všude, kde musí být, může odpovědnost za administrativní pomocníka zahrnovat zastupování. Je běžné, že se od administrativních asistentů vyžaduje, aby se účastnili schůzek a poté informovali vyššího administrátora. Asistent může také potkat určité klienty nebo obchodní partnery. Může být zmocněna činit některá rozhodnutí jménem svého nadřízeného nebo může být jednoduše požádána, aby předala hlavní body diskuse.
Administrativní asistent může také zjistit, že musí provést hodně výzkumu. Mohlo by to být běžnou součástí jejích povinností nebo příležitostná žádost. Vyšší administrátoři jsou často zodpovědní za různé zprávy, projekty a návrhy, které musí být dokončeny v určitých termínech. Může být nemožné shromáždit všechny informace, které potřebují, a sestavit požadované materiály.
Další povinnosti administrativního asistenta se mohou jevit jako podřadné úkoly. Pokud se konají schůze správní rady, možná bude muset administrativní asistent uspořádat oběd. V případě potřeby může být vyzvána, aby připravila nebo přinesla kávu. Mohou jí být také přiděleny úkoly, jako je pošta, podepsání dodávek a podání.