Hva er de forskjellige administrative assistentansvarene?
En administrativ assistent kan jobbe direkte under en toppadministrator, eller hun kan jobbe som assistent for et team av administratorer. Denne stillingen eksisterer i mange felt og bransjer, fra militæret til arkitektonisk design. Administrasjonsassistentansvar inkluderer ofte geistlige plikter, men kan innebære mer spesialiserte oppgaver i visse bransjer.
Å bruke mye tid på datamaskinen er ofte en del av en administrativ assistentjobb. Det er sannsynlig at hun vil gjøre mye å skrive. Dokumentene hun kan skrive, kan inneholde rapporter eller korrespondanse fra en senioradministrator til en tredjepart. Noen ganger kan hun skrive fra utkast eller notater som er gitt til henne. Andre ganger kan hun bli pålagt å skrive materialene selv.
Administrasjonsassistentansvar kan også omfatte revisjon av arbeid som er produsert av andre. Noen senioradministratorer krever at deres administrative assistenter leser gjennom dokumenter og rapporter som er skrevet av andre ansatte. Det kan være nødvendig at administrasjonsassistenten fremhever feil eller områder der språket er for teknisk for et generelt publikum.
Svar på forespørsler, henvendelser og klager kan også være blant listen over administrative assistentansvar. Senioradministratorer er ofte for opptatt til å kommunisere med alle som trenger oppmerksomhet. Assistentene deres avlaster dem typisk fra disse byrdene ved å svare på e-postmeldinger, se på samtaler og lese posten deres.
Planlegging er en annen oppgave som vanligvis tildeles en administrativ assistent. Mange senioradministratorer er avhengige av assistentene sine for å holde dem organisert. Assistenten er ofte den som planlegger møter, avtaler og intervjuer. Selv om senioradministratoren er hennes overordnede, kan det hende at assistenten sterkt må foreslå at visse aktiviteter blir utført på et bestemt tidspunkt eller utsatt til et senere tidspunkt.
Siden en toppadministrator ikke kan være overalt hvor hun trenger å være, kan ansvaret for administrativ assistent omfatte å fungere som en erstatning. Det er vanlig at administrative assistenter blir pålagt å delta på møter og orientere senioradministratoren etterpå. Assistenten kan også måtte møte visse klienter eller forretningspartnere. Hun kan ha myndighet til å ta noen avgjørelser på vegne av sin overordnede, eller hun kan ganske enkelt bli pålagt å videresende høydepunktene i diskusjonen.
En administrativ assistent kan også oppleve at hun må gjøre mye research. Dette kan være en vanlig del av hennes plikter eller en og annen anmodning. Senioradministratorer er ofte ansvarlige for ulike rapporter, prosjekter og forslag som må fullføres innen visse frister. Det kan være umulig for dem å samle all informasjonen de trenger, og å komponere det nødvendige materialet.
Andre ansvarsområder for administrativ assistanse kan virke som alvorlige oppgaver. Når det er styremøter, kan det hende at en administrativ assistent må organisere lunsj. Hun kan bli bedt om å lage eller ta med kaffe når det trengs. Oppgaver som å gå til postkontoret, signere for levering og arkivering kan også bli tildelt henne.