Quelles sont les différentes responsabilités des adjoints administratifs?
Une assistante administrative peut travailler directement sous les ordres d’un administrateur principal ou en tant qu’assistante d’une équipe d’administrateurs. Cette position existe dans de nombreux domaines et industries, de l'armée à la conception architecturale. Les responsabilités des adjoints administratifs incluent souvent des tâches de bureau, mais peuvent impliquer des tâches plus spécialisées dans certains secteurs.
Passer beaucoup de temps à l'ordinateur fait souvent partie du travail d'un assistant administratif. Il est probable qu'elle tapera beaucoup. Les documents qu'elle pourrait taper pourraient inclure des rapports ou de la correspondance d'un hors-cadre à une tierce partie. Parfois, elle peut taper à partir de brouillons ou de notes qui lui sont fournies. À d’autres moments, elle peut être amenée à écrire elle-même le matériel.
Les responsabilités de l'assistant administratif peuvent également inclure la révision du travail effectué par d'autres. Certains administrateurs supérieurs exigent de leurs assistants administratifs qu'ils lisent des documents et des rapports rédigés par d'autres membres du personnel. Il peut être nécessaire que l’assistant administratif mette en évidence les erreurs ou les domaines dans lesquels le langage est trop technique pour un public général.
Répondre aux demandes, demandes de renseignements et plaintes peut également figurer parmi les responsabilités des adjoints administratifs. Les administrateurs seniors sont souvent trop occupés pour communiquer avec tous ceux qui ont besoin d'attention. Leurs assistants les soulagent généralement de ces tâches en répondant aux e-mails, en filtrant les appels et en lisant leur courrier.
La planification est une autre tâche communément assignée à un assistant administratif. De nombreux cadres supérieurs comptent sur leurs assistants pour les garder organisés. L’assistant est souvent celui qui organise les réunions, les rendez-vous et les entretiens. Bien que la haute direction soit son supérieur, l’assistant peut devoir fortement suggérer que certaines activités soient effectuées à une certaine heure ou reportées à une date ultérieure.
Etant donné qu’une administratrice principale ne peut pas être partout où elle a besoin d’être, les responsabilités de l’assistante administrative peuvent également être remplacées. Il est courant que les assistants administratifs soient tenus d'assister aux réunions et informent ensuite le hors cadre. L’assistant peut également devoir rencontrer certains clients ou partenaires commerciaux. Elle peut être habilitée à prendre des décisions au nom de son supérieur ou peut-être simplement obligée de relayer les points saillants de la discussion.
Une assistante administrative peut également constater qu’elle doit faire beaucoup de recherches. Cela pourrait être une partie régulière de ses fonctions ou une demande occasionnelle. Les administrateurs principaux sont souvent responsables de divers rapports, projets et propositions qui doivent être complétés dans les délais impartis. Il peut être impossible pour eux de rassembler toutes les informations dont ils ont besoin et de composer le matériel requis.
Les autres responsabilités d’assistant administratif peuvent sembler être des tâches subalternes. Lors des réunions du conseil, un assistant administratif peut être obligé d’organiser un déjeuner. On peut lui demander de préparer ou d'apporter du café en cas de besoin. Des tâches telles que se rendre au bureau de poste, signer pour les livraisons et archiver peuvent également lui être confiées.