Vilka är de olika administrativa assistentansvaret?
En administrativ assistent kan arbeta direkt under en ledande administratör eller hon kan arbeta som assistent för ett team av administratörer. Denna position finns inom många områden och industrier, från militär till arkitektonisk design. Administrativa assistentansvar inkluderar ofta kontorsuppgifter, men kan innebära mer specialiserade uppgifter i vissa branscher.
Att spendera mycket tid på datorn är ofta en del av en administrativ assistent jobb. Det är troligt att hon kommer att skriva mycket. De dokument som hon kan skriva kan innehålla rapporter eller korrespondens från en äldre administratör till en tredje part. Ibland kan hon skriva från utkast eller anteckningar som tillhandahålls henne. Vid andra tillfällen kan hon behöva skriva materialet själv.
Administrativa assistentansvar kan också omfatta översyn av arbete som har producerats av andra. Vissa äldre administratörer kräver att deras administrativa assistenter läser igenom dokument och rapporter som skrivits av andra anställda. Det kan krävas att den administrativa assistenten belyser misstag eller områden där språket är för tekniskt för en allmän publik.
Att svara på förfrågningar, förfrågningar och klagomål kan också ingå i listan över administrativt assistentansvar. Senior administratörer är ofta för upptagen för att kommunicera med alla som behöver uppmärksamhet. Deras assistenter befriar dem vanligtvis av dessa bördor genom att svara på e-post, granska samtal och läsa deras post.
Schemaläggning är en annan uppgift som vanligtvis tilldelas en administrativ assistent. Många äldre administratörer litar på sina assistenter för att hålla dem organiserade. Assistenten är ofta den som planerar möten, möten och intervjuer. Även om senioradministratören är hennes överordnade kan assistenten starkt föreslå att vissa aktiviteter utförs vid en viss tidpunkt eller skjutas upp till ett senare datum.
Eftersom en ledande administratör inte kan vara överallt hon behöver vara, kan administrativt assistentansvar inkludera att agera som ersättare. Det är vanligt att administrativa assistenter är skyldiga att delta i möten och informera den ledande administratören därefter. Assistenten kan också behöva träffa vissa kunder eller affärspartners. Hon kan ha befogenhet att fatta några beslut på sin överordnads vägnar eller hon kan helt enkelt krävas för att vidarebefordra diskussionens höjdpunkter.
En administrativ assistent kan också finna att hon måste göra en hel del forskning. Detta kan vara en regelbunden del av hennes uppgifter eller en tillfällig begäran. Senior administratörer är ofta ansvariga för olika rapporter, projekt och förslag som måste slutföras inom vissa tidsfrister. Det kan vara omöjligt för dem att samla all den information de behöver och att komponera det material som krävs.
Andra administrativa assistentansvar kan verka som meniala uppgifter. När det finns styrelsemöten kan en administrativ assistent behöva organisera lunch. Hon kan bli ombedd att ta eller ta kaffe när det behövs. Uppgifter som att gå till postkontoret, skriva under för leveranser och arkivering kan också tilldelas henne.