さまざまな管理アシスタントの責任とは何ですか？

管理アシスタントは、1人の上級管理者の下で直接働くことも、管理者チームのアシスタントとして働くこともできます。 この位置は、軍隊から建築設計まで、多くの分野と産業に存在します。 管理アシスタントの責任には事務職が含まれることがよくありますが、特定の業界ではより専門的なタスクが含まれる場合があります。

多くの場合、コンピューター上で多くの時間を過ごすことは、管理アシスタントの仕事の一部です。 彼女は多くのタイピングを行うでしょう。 彼女が入力する可能性のある文書には、上級管理者から第三者へのレポートまたは通信が含まれます。 時々、彼女は彼女に提供された下書きやメモからタイプするかもしれません。 他の時には、彼女は自分で資料を書くことを要求されるかもしれません。

管理アシスタントの責任には、他の人によって作成された作業の修正も含まれます。 一部の上級管理者は、他のスタッフメンバーによって作成されたドキュメントやレポートを読むために管理アシスタントを必要とします。 管理アシスタントが、一般的な聴衆にとっては言語が専門的すぎる誤りや領域を強調することが必要になる場合があります。

リクエスト、問い合わせ、苦情への返信も、管理アシスタントの責任のリストに含まれる場合があります。 上級管理者は、忙しすぎて注意を必要とするすべての人と通信できないことがよくあります。 通常、アシスタントは、メールへの返信、電話のスクリーニング、メールの閲覧により、これらの負担を軽減します。

スケジューリングは、一般的に管理アシスタントに割り当てられる別のタスクです。 多くの上級管理者は、アシスタントを組織化するために頼っています。 多くの場合、アシスタントは、会議、予約、面接をスケジュールする人です。 上級管理者は彼女の上司ですが、アシスタントは特定のアクティビティを特定の時間に実行するか、後日まで延期することを強く提案する必要があります。

上級管理者は必要な場所にいない場合があるため、管理アシスタントの責任には、代理としての行動が含まれる場合があります。 一般的に、管理アシスタントは会議に出席し、上級管理者に簡単に説明する必要があります。 アシスタントは、特定のクライアントまたはビジネスパートナーに会わなければならない場合もあります。 彼女は上司に代わっていくつかの決定を下す権限を与えられるか、単に議論のハイライトを伝えることを要求されるかもしれません。

管理アシスタントは、彼女が多くの研究をしなければならないことに気付くかもしれません。 これは、彼女の職務の定期的な部分または時折の要求である可能性があります。 上級管理者は、特定の期限までに完了しなければならないさまざまなレポート、プロジェクト、および提案を担当することがよくあります。 彼らが必要とするすべての情報を収集し、必要な資料を作成することは不可能かもしれません。

その他の管理アシスタントの責任は、些細なタスクのように思えるかもしれません。 役員会が開催される場合、管理アシスタントは昼食を用意する必要があります。 彼女は、必要なときにコーヒーを作るか持ってくるように求められるかもしれません。 郵便局に行く、配達に署名する、提出するなどのタスクも彼女に割り当てられます。