Wat zijn de verschillende verantwoordelijkheden van de administratieve assistent?
Een administratief medewerker kan direct onder een senior administrator werken of ze kan als assistent van een team van administrators werken. Deze positie bestaat in vele gebieden en industrieën, van het militaire tot architectonisch ontwerp. Verantwoordelijkheden voor administratief medewerkers omvatten vaak administratieve taken, maar kunnen in bepaalde bedrijfstakken meer gespecialiseerde taken omvatten.
Veel tijd op de computer doorbrengen maakt vaak deel uit van het werk van een administratief medewerker. Het is waarschijnlijk dat ze veel zal typen. De documenten die ze kan typen, kunnen rapporten of correspondentie van een hogere beheerder aan een derde bevatten. Soms kan ze typen op basis van concepten of aantekeningen die haar zijn verstrekt. Op andere momenten kan het zijn dat ze de materialen zelf moet schrijven.
Verantwoordelijkheden van de administratief medewerker kunnen ook revisiewerk zijn dat door anderen is geproduceerd. Sommige senior administrators vereisen dat hun administratieve assistenten documenten en rapporten lezen die door andere personeelsleden zijn geschreven. Het kan nodig zijn dat de administratief medewerker fouten of gebieden benadrukt waar taal te technisch is voor een algemeen publiek.
Het beantwoorden van verzoeken, vragen en klachten kan ook een van de lijst met verantwoordelijkheden voor administratief medewerkers zijn. Senior beheerders zijn vaak te druk om te communiceren met iedereen die aandacht nodig heeft. Hun assistenten ontlasten hen doorgaans van deze lasten door te reageren op e-mails, screeninggesprekken en hun mail te lezen.
Planning is een andere taak die gewoonlijk wordt toegewezen aan een administratief medewerker. Veel senior beheerders vertrouwen op hun assistenten om hen georganiseerd te houden. De assistent is vaak degene die vergaderingen, afspraken en interviews plant. Hoewel de hoofdbeheerder haar leidinggevende is, moet de assistent misschien sterk suggereren dat bepaalde activiteiten op een bepaald tijdstip moeten worden uitgevoerd of tot een latere datum moeten worden uitgesteld.
Aangezien een senior beheerder niet overal kan zijn waar ze moet zijn, kunnen verantwoordelijkheden als administratief medewerker optreden als een vervanger. Het is gebruikelijk dat administratieve assistenten verplicht zijn om vergaderingen bij te wonen en daarna de senior administrator in te lichten. De assistent moet mogelijk ook bepaalde klanten of zakenpartners ontmoeten. Ze kan de bevoegdheid hebben om namens haar leidinggevende enkele beslissingen te nemen of ze kan gewoon worden verplicht om de hoogtepunten van de discussie door te geven.
Een administratief medewerker kan ook vinden dat ze veel onderzoek moet doen. Dit kan een vast onderdeel van haar taken zijn of een incidenteel verzoek. Senior beheerders zijn vaak verantwoordelijk voor verschillende rapporten, projecten en voorstellen die binnen bepaalde deadlines moeten worden voltooid. Het is misschien onmogelijk voor hen om alle informatie te verzamelen die ze nodig hebben en om de vereiste materialen samen te stellen.
Andere administratieve assistent-verantwoordelijkheden kunnen lijken op ondergeschikte taken. Wanneer er bestuursvergaderingen zijn, moet een administratief medewerker mogelijk de lunch organiseren. Ze kan gevraagd worden om koffie te zetten of te brengen wanneer dat nodig is. Taken zoals naar het postkantoor gaan, tekenen voor leveringen en archiveren kunnen ook aan haar worden toegewezen.