Qu'est-ce qu'un dossier administratif?
Un enregistrement administratif est tout type de document lié à la manière dont une organisation est gérée ou exécutée. Les professionnels conservent des archives administratives afin d’avoir un historique des opérations, réunions, clients et finances. Dans certains cas, un dossier administratif peut être requis à des fins juridiques. Ces documents sont souvent stockés électroniquement. Toutefois, lorsque des enregistrements administratifs officiels sont nécessaires, les professionnels peuvent imprimer des documents sur du papier filigrané ou scellé pour montrer qu’ils sont des enregistrements autorisés.
Un chef d'entreprise peut utiliser un enregistrement administratif pour prendre des décisions financières. Par exemple, s'il planifie le montant à budgétiser pour un projet particulier, il peut accéder aux enregistrements pour savoir combien a été dépensé dans le passé. Les enregistrements administratifs financiers peuvent également être utilisés dans des processus d'audit effectués en interne à des fins de planification financière ou en externe par des organismes de réglementation.
Il est également courant de conserver un registre administratif à des fins de gestion des installations. Dans les cas où un responsable doit superviser les installations pour s’assurer qu’elles respectent les règles de sécurité et de santé, les enregistrements peuvent être utiles pour prouver qu’il a pris les précautions nécessaires. Si un accident se produit dans une installation, un responsable peut produire les dossiers administratifs nécessaires pour montrer qu'il n'est pas responsable des dommages ou des cas de lésions corporelles.
Un dossier administratif peut être extrêmement important pour le suivi d'un contrat. Si une personne est accusée de se comporter d'une manière contraire aux termes d'un contrat, des poursuites judiciaires pourraient en découler. Dans ce cas, les dossiers administratifs peuvent être utilisés pour prouver l'innocence ou la culpabilité d'un individu.
Les dossiers administratifs sont souvent utilisés dans les cas où une entreprise ou une agence est accusée d’exercer ses activités de manière préjudiciable à la santé ou à la sécurité environnementale ou publique. Dans ces cas, un juge peut demander à une organisation de soumettre son dossier administratif. Dans ce scénario, un enregistrement peut constituer une trace écrite aidant les représentants légaux à comprendre les étapes suivies par une organisation. Les juges peuvent utiliser ces documents pour déterminer si une organisation se comportait de manière malveillante ou capricieuse.
Un dossier administratif peut être conservé par tout professionnel d’une organisation ayant accès aux informations relatives aux décisions de gestion. Dans certains cas, les gestionnaires et les cadres peuvent engager des assistants qui conservent des enregistrements des réunions et des actions effectuées. Les travaux suivis numériquement, tels que les transactions financières et la saisie de données, peuvent également être utilisés dans un enregistrement administratif.