Wat is een administratief dossier?

Een administratierecord is elk soort document dat verband houdt met de manier waarop een organisatie wordt beheerd of uitgevoerd. Professionals houden administratieve gegevens bij, zodat ze een geschiedenis van operaties, vergaderingen, klanten en financiën kunnen hebben. In sommige gevallen kan een administratief dossier vereist zijn voor juridische doeleinden. Deze documenten worden vaak elektronisch opgeslagen. Wanneer officiële administratieve registers vereist zijn, kunnen professionals echter documenten afdrukken op papier met een watermerk of verzegeld om aan te tonen dat ze geautoriseerde registers zijn.

Een bedrijfsmanager kan een administratief dossier gebruiken om financiële beslissingen te nemen. Als hij of zij bijvoorbeeld plant te budgetteren voor een bepaald project, heeft hij mogelijk toegang tot records om te weten te komen hoeveel in het verleden is uitgegeven. Financiële administratieve gegevens kunnen ook worden gebruikt in auditprocessen die intern worden uitgevoerd voor financiële planningsdoeleinden of extern door regelgevende instanties.

Het is ook gebruikelijk dat een administratief register wordt bijgehouden ten behoeve van facilitair beheer. In scenario's waarin een manager toezicht moet houden op faciliteiten om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de veiligheids- en gezondheidsvoorschriften, kunnen records nuttig zijn om te bewijzen dat hij of zij de nodige voorzorgsmaatregelen heeft genomen. Als er zich een ongeval voordoet in een faciliteit, kan een manager de nodige administratieve gegevens produceren om aan te tonen dat hij of zij niet verantwoordelijk is voor eventuele schade of gevallen van lichamelijk letsel.

Een administratief dossier kan ongelooflijk belangrijk zijn als het gaat om het volgen van een contract. Als een persoon ervan wordt beschuldigd zich te gedragen op een manier die in strijd is met de voorwaarden van een contract, kunnen gerechtelijke stappen volgen. In dit geval kunnen administratieve gegevens worden gebruikt om de onschuld of schuld van een persoon te bewijzen.

Administratieve gegevens worden vaak gebruikt in gevallen waarin een bedrijf of agentschap ervan wordt beschuldigd te werken op een manier die schadelijk is voor het milieu of de volksgezondheid of de veiligheid. In deze gevallen kan een rechter eisen dat een organisatie haar administratie registreert. Een record, in dit scenario, kan een papieren spoor zijn dat juridische ambtenaren helpt de stappen te begrijpen die een organisatie heeft genomen. Rechters kunnen deze documenten gebruiken om te bepalen of een organisatie zich kwaadaardig of grillig gedroeg.

Een administratief dossier kan worden bijgehouden door elke professional in een organisatie die toegang heeft tot informatie over managementbeslissingen. In sommige gevallen kunnen managers en leidinggevenden assistenten inhuren die gegevens bijhouden over uitgevoerde vergaderingen en acties. Werk dat digitaal wordt bijgehouden, zoals financiële transacties en gegevensinvoer, kan ook worden gebruikt in een administratie.