Hva er en administrativ post?
En administrativ journal er alle slags dokumenter relatert til måtene en organisasjon blir administrert eller drevet på. Fagfolk fører administrative poster slik at de kan ha en historie med operasjoner, møter, klienter og økonomi. I noen tilfeller kan det være nødvendig med en administrativ registrering for juridiske formål. Disse dokumentene lagres ofte elektronisk. Når det kreves offisielle administrative poster, kan imidlertid profesjonelle skrive ut dokumenter på papir som er vannmerket eller forseglet for å vise at de er autoriserte poster.
En virksomhetsleder kan bruke en administrativ journal for å ta økonomiske beslutninger. For eksempel, hvis han eller hun planlegger hvor mye å budsjettere for et bestemt prosjekt, kan han eller hun få tilgang til poster for å lære hvor mye som ble brukt tidligere. Økonomiske administrative poster kan også brukes i revisjonsprosesser som utføres internt for økonomiske planleggingsformål eller eksternt av reguleringsbyråer.
Det er også vanlig at en administrativ journal føres for formålet med fasilitetsstyring. I scenarier når en leder må føre tilsyn med fasiliteter for å sikre at de er i samsvar med sikkerhets- og helseforskrifter, kan poster være nyttige for å bevise at han eller hun tok de nødvendige forholdsregler. Hvis en ulykke inntreffer på et anlegg, kan en leder produsere nødvendige administrative poster for å vise at han eller hun ikke er ansvarlig for skader eller tilfeller av kroppslig skade.
En administrativ post kan være utrolig viktig når det gjelder å følge en kontrakt. Hvis en person blir beskyldt for å oppføre seg på en måte som er i strid med betingelsene i en kontrakt, kan det føre til rettslige skritt. I dette tilfellet kan administrative poster brukes til å bevise en persons uskyld eller skyld.
Administrative poster blir ofte brukt i tilfeller der en virksomhet eller etat blir beskyldt for å operere på en måte som er skadelig for miljø eller folkehelse eller sikkerhet. I disse tilfellene kan en dommer kreve at en organisasjon avgir sin administrative post. En registrering i dette scenariet kan være et papirspor som hjelper juridiske tjenestemenn til å forstå skritt en organisasjon tok. Dommere kan bruke disse dokumentene for å finne ut om en organisasjon oppførte seg ondsinnet eller lunefull.
En administrativ journal kan føres av enhver profesjonell i en organisasjon som har tilgang til informasjon angående ledelsesbeslutninger. I noen tilfeller kan ledere og ledere ansette assistenter som fører journal over møter og utførte handlinger. Arbeid som spores digitalt, for eksempel økonomiske transaksjoner og dataregistrering, kan også brukes i en administrativ post.