Was ist eine Verwaltungsakte?
Ein Verwaltungsdatensatz ist jede Art von Dokument, das sich auf die Art und Weise bezieht, in der eine Organisation verwaltet oder ausgeführt wird. Fachleute führen Verwaltungsunterlagen, damit sie einen Überblick über Vorgänge, Besprechungen, Kunden und Finanzen haben können. In einigen Fällen kann aus rechtlichen Gründen eine Verwaltungsakte erforderlich sein. Diese Dokumente werden häufig elektronisch gespeichert. Wenn jedoch offizielle Verwaltungsunterlagen erforderlich sind, können Fachleute Dokumente auf Papier drucken, das mit einem Wasserzeichen versehen oder versiegelt ist, um zu zeigen, dass es sich um autorisierte Unterlagen handelt.
Ein Business Manager verwendet möglicherweise einen Verwaltungsdatensatz, um finanzielle Entscheidungen zu treffen. Wenn er oder sie beispielsweise plant, wie viel für ein bestimmtes Projekt budgetiert werden soll, kann er oder sie auf Datensätze zugreifen, um zu erfahren, wie viel in der Vergangenheit ausgegeben wurde. Finanzverwaltungsunterlagen können auch in Prüfungsprozessen verwendet werden, die intern für Finanzplanungszwecke oder extern von Aufsichtsbehörden durchgeführt werden.
Es ist auch üblich, dass Verwaltungsunterlagen zum Zweck des Gebäudemanagements aufbewahrt werden. In Fällen, in denen ein Manager die Einrichtungen überwachen muss, um sicherzustellen, dass sie den Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften entsprechen, können Aufzeichnungen hilfreich sein, um nachzuweisen, dass er oder sie die erforderlichen Vorkehrungen getroffen hat. Wenn sich in einer Einrichtung ein Unfall ereignet, kann ein Manager die erforderlichen Verwaltungsunterlagen vorlegen, aus denen hervorgeht, dass er nicht für Schäden oder Fälle von Körperverletzung verantwortlich ist.
Eine Verwaltungsakte kann unglaublich wichtig sein, wenn es um die Einhaltung eines Vertrags geht. Wenn eine Person beschuldigt wird, sich vertragswidrig zu verhalten, können rechtliche Schritte eingeleitet werden. In diesem Fall können Verwaltungsunterlagen verwendet werden, um die Unschuld oder Schuld einer Person zu beweisen.
Verwaltungsunterlagen werden häufig in Fällen verwendet, in denen ein Unternehmen oder eine Behörde beschuldigt wird, auf eine Weise tätig zu sein, die sich nachteilig auf die Umwelt, die öffentliche Gesundheit oder die Sicherheit auswirkt. In diesen Fällen kann ein Richter verlangen, dass eine Organisation ihre Verwaltungsunterlagen einreicht. Eine Aufzeichnung in diesem Szenario kann ein Papierpfad sein, der den gesetzlichen Vertretern hilft, die Schritte zu verstehen, die eine Organisation unternommen hat. Die Richter können anhand dieser Dokumente feststellen, ob sich eine Organisation böswillig oder launisch verhalten hat.
Eine Verwaltungsaufzeichnung kann von jedem Fachmann in einer Organisation geführt werden, der Zugang zu Informationen über Managemententscheidungen hat. In einigen Fällen stellen Manager und Führungskräfte Assistenten ein, die Aufzeichnungen über die durchgeführten Besprechungen und Aktionen führen. Digital nachverfolgte Arbeiten wie Finanztransaktionen und Dateneingabe können auch in einem Verwaltungsdatensatz verwendet werden.