Vad är en administrativ post?
En administrativ post är alla typer av dokument relaterade till de sätt på vilka en organisation hanteras eller drivs. Professionella förvarar administrativa register så att de kan ha en historia av verksamhet, möten, klienter och ekonomi. I vissa fall kan ett administrativt register krävas för juridiska ändamål. Dessa dokument lagras ofta elektroniskt. När officiella administrativa poster krävs, kan dock proffs skriva ut dokument på papper som är vattenstämplad eller förseglat för att visa att de är behöriga poster.
En affärschef kan använda ett administrativt register för att fatta ekonomiska beslut. Till exempel, om han eller hon planerar hur mycket att budgetera för ett visst projekt, kan han eller hon få åtkomst till poster för att lära sig hur mycket som spenderats tidigare. Ekonomiska administrativa register kan också användas i revisionsprocesser som utförs internt för ekonomisk planeringsändamål eller externt av tillsynsmyndigheter.
Det är också vanligt att ett administrativt register hålls i syfte att hantera anläggningar. I scenarier när en chef måste övervaka anläggningar för att säkerställa att de överensstämmer med säkerhets- och hälsovårdsregler, kan register vara till hjälp för att bevisa att han eller hon vidtagit nödvändiga försiktighetsåtgärder. Om en olycka inträffar på en anläggning, kan en chef ta fram nödvändiga administrativa uppgifter för att visa att han eller hon inte är ansvarig för skador eller fall av kroppsskada.
Ett administrativt register kan vara oerhört viktigt när det gäller att följa ett kontrakt. Om en person anklagas för att bete sig på ett sätt som strider mot villkoren i ett avtal kan rättsliga åtgärder uppstå. I detta fall kan administrativa register användas för att bevisa en individs oskyldighet eller skuld.
Administrativa register används ofta i fall där ett företag eller byrå anklagas för att ha verkat på ett sätt som är skadligt för miljön eller folkhälsan eller säkerheten. I dessa fall kan en domare kräva att en organisation lämnar in sitt administrativa register. En post i detta scenario kan vara ett pappersspår som hjälper juridiska tjänstemän att förstå de steg som en organisation tog. Domare kan använda dessa dokument för att avgöra om en organisation uppträdde skadligt eller lurligt.
Ett administrativt register kan föras av alla yrkesverksamma i en organisation som har tillgång till information om ledningsbeslut. I vissa fall kan chefer och chefer anställa assistenter som håller register över möten och utförda åtgärder. Arbete som spåras digitalt, till exempel finansiella transaktioner och datainmatning, kan också användas i en administrativ post.