管理記録とは何ですか？

管理レコードは、組織の管理または運営方法に関連するあらゆる種類の文書です。 専門家は、運用、会議、クライアント、および財務の履歴を保持できるように管理記録を保持します。 場合によっては、法的目的で管理記録が必要になる場合があります。 これらの文書はしばしば電子的に保存されます。 ただし、公式の管理記録が必要な場合、専門家は、許可された記録であることを示すために、透かしまたは封印された紙に文書を印刷することがあります。

ビジネスマネージャーは、管理レコードを使用して財務上の決定を下す場合があります。 たとえば、特定のプロジェクトにいくら予算を立てるのかを計画している場合、レコードにアクセスして過去に費やした金額を知ることができます。 財務管理記録は、財務計画の目的で内部的に、または規制当局によって外部で実行される監査プロセスでも使用できます。

施設管理の目的で管理記録を保管することも一般的です。 管理者が施設を監督して、安全衛生規則に準拠していることを確認する必要があるシナリオでは、記録は、必要な予防措置を講じたことを証明するのに役立ちます。 施設で事故が発生した場合、管理者は必要な管理記録を作成して、損害または身体的損害の実例について責任を負わないことを示すことができます。

契約に従うことになると、管理記録は非常に重要になります。 個人が契約条件に反する行動をしたと非難された場合、法的措置が講じられる可能性があります。 この場合、管理記録を使用して、個人の無実または罪悪感を証明できます。

管理記録は、企業または機関が環境または公衆衛生または安全に有害な方法で業務を行っていると非難される場合によく使用されます。 これらの場合、裁判官は組織がその管理記録を提出することを要求するかもしれません。 このシナリオでの記録は、法務官が組織が行った手順を理解するのに役立つ紙の証跡である場合があります。 裁判官は、これらのドキュメントを使用して、組織が悪意のある行動を行っているか気まぐれな行動をしているかを判断できます。

管理記録は、経営上の決定に関する情報にアクセスできる組織の専門家が保持できます。 場合によっては、マネージャーや役員が、実行された会議や行動の記録を保持するアシスタントを雇うことがあります。 財務取引やデータ入力など、デジタルで追跡される作業も管理記録で使用できます。