Qu'est-ce qu'une valeur durable?
quelque chose aurait une valeur durable lorsqu'elle a une signification historique ou une autre forme de valeur qui devrait durer bien dans le futur. Alors que de nombreux documents artistiques ont une valeur durable, y compris les manifestes des artistes et les œuvres littéraires, ce terme est également souvent utilisé pour les documents juridiques et commerciaux. Les raisons du maintien d'un document sont variées, mais elles impliquent généralement le document contenant des informations qui sont nouvelles, révolutionnaires ou qui devraient être utiles à l'avenir. En moyenne, les documents avec une valeur durable sont inférieurs à 5% de tous les documents réalisés. Les organisations responsables des documents ne déterminent normalement pas quels documents sont précieux; Ceci est généralement laissé aux archivistes.
De nombreux types de documents peuvent être considérés comme une valeur durable. Bien que ce terme puisse être utilisé pour les travaux littéraires et les dessins, il est plus couramment utilisé pour les documents commerciaux et juridiques. Ces documents sont rarement choisis pour leur valeur juste après leur fabrication; archivistes usually attendez plusieurs années pour voir comment la durcissement de leurs effets est pour déterminer si ces documents ont une valeur d'archivage réelle.
Les documents ordinaires ne sont pas considérés comme ayant une valeur durable; Seuls les documents extraordinaires sont archivés en permanence pour une utilisation et une recherche ultérieurs. Il existe de nombreuses raisons pour que cela se produise, mais c'est généralement parce que les documents contiennent des informations indispensables ou révolutionnaires. Par exemple, les documents juridiques qui détaillent une décision de justice qui ont radicalement changé la façon dont les autres tribunaux considèrent la question en question seraient considérés comme une valeur durable; Les documents juridiques sur une affaire judiciaire commun ne seraient pas considérés comme ayant une valeur durable.
Très peu de documents sont considérés comme ayant une valeur durable, car la plupart des documents détaillent les événements communs qui, bien que utiles à l'entreprise ou au bureau de fabriquer les documents, ne sont pas utiles au monde en général. En moyenne, moins de 5Le pourcentage de tous les documents créés est considéré comme ayant une valeur d'archivage. D'autres documents peuvent être archivés par une entreprise pendant plusieurs années, mais ils sont généralement détruits lorsqu'ils ne sont plus utilisés. Même si l'établissement maintient les documents archivés en permanence, ils ne sont considérés comme ayant une valeur permanente que si un établissement d'archivage s'accorde sur sa valeur.
Bien que l'établissement responsable d'un document puisse être en mesure de l'élire pour une valeur durable, cela est rare. Les archivistes sont généralement responsables de la recherche et de la détermination des documents utiles pour l'avenir. Une équipe d'archivistes prend généralement cette décision après avoir examiné les informations d'un document, son effet durable et si le document est le premier à détailler les informations précieuses. Certains documents qui ne sont pas les premiers à signaler des informations précieux sont archivés, mais ils ne sont généralement pas considérés comme précieux.