Qu'est-ce qu'une valeur durable?
On dit que quelque chose a une valeur durable lorsqu'il a une signification historique ou une autre forme de valeur qui devrait durer très longtemps. Bien que de nombreux documents artistiques aient une valeur durable, y compris les manifestes d’artistes et les œuvres littéraires, ce terme est également souvent utilisé pour les documents juridiques et commerciaux. Les raisons de conserver un document sont variées, mais il s’agit généralement d’un document contenant des informations nouvelles, révolutionnaires ou susceptibles d’être utiles à l’avenir. En moyenne, les documents ayant une valeur durable représentent moins de 5% de tous les documents produits. Les organisations responsables des documents ne déterminent généralement pas quels documents sont précieux; ceci est généralement laissé aux archivistes.
On peut dire que de nombreux types de documents ont une valeur durable. Bien que ce terme puisse être utilisé pour des œuvres littéraires et des dessins, il est plus communément utilisé pour les documents commerciaux et juridiques. Ces documents sont rarement choisis pour leur valeur juste après leur fabrication; Les archivistes attendent généralement plusieurs années avant de voir à quel point leurs effets sont durables pour déterminer si ces documents ont une valeur archivistique réelle.
Les documents ordinaires ne sont pas considérés comme ayant une valeur durable; seuls les documents extraordinaires sont archivés en permanence pour une utilisation et des recherches ultérieures. Cela est dû à de nombreuses raisons, mais c’est généralement parce que les documents contiennent des informations indispensables ou révolutionnaires. Par exemple, des documents juridiques détaillant une décision de justice qui ont radicalement changé la manière dont les autres tribunaux considèrent que la question en question aurait une valeur durable; Les documents juridiques relatifs à une affaire judiciaire ne seraient pas considérés comme ayant une valeur durable.
Très peu de documents sont considérés comme ayant une valeur durable, car la plupart des documents décrivent en détail des événements courants qui, bien qu’ils soient utiles à l’entreprise ou au bureau qui les crée, ne le sont pas pour le monde entier. En moyenne, moins de 5% de tous les documents créés sont considérés comme ayant une valeur archivistique. D'autres documents peuvent être archivés par une entreprise pendant plusieurs années, mais ils sont généralement détruits lorsqu'ils ne sont plus utilisés. Même si l'établissement conserve les documents archivés en permanence, leur valeur n'a de valeur permanente que si un établissement d'archivage s'accorde sur leur valeur.
Bien que l’établissement responsable d’un document puisse être en mesure de le choisir pour une valeur durable, cela est rare. Les archivistes sont généralement responsables de la recherche et de la détermination des documents utiles pour l’avenir. Une équipe d'archivistes prend généralement cette décision après avoir examiné les informations d'un document, son effet de longue durée et si le document est le premier à détailler les informations utiles. Certains documents qui ne sont pas les premiers à rapporter des informations précieuses sont archivés, mais ils ne sont généralement pas considérés comme étant de valeur.